Checklist pour organiser une randonnée à vélo des bénévoles

Une randonnée à vélo destinée aux bénévoles demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos. Il faut sécuriser le parcours, connaître les participants, prévoir les pauses et organiser une solution rapide en cas de panne. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la date et des autorisations jusqu’à l’accueil, au balisage et au dîner. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés, comme les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et les batteries externes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Définir les points de repos le long de l’itinéraire
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager les fichiers d’itinéraire
Faire une réservation pour le parking à vélos
Réserver le dîner
Prévoir une assistance en cas de panne de vélo
Vérifier les prévisions météo
Partager l’itinéraire final
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
Composer les kits de dépannage
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer des paniers-repas
3 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Nettoyer la zone de départ
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer le kit de départ
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les vélos et les casques
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes
3 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Tenir le point de repos
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Récupérer les vélos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir le repas végétarien
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Fournir la musique
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
Vérifier et ranger les vélos
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les vélos
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Râteliers à vélosqté 8
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 8
Carafesqté 6
Plateauxqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Vélos de réserveqté 3
Casques de véloqté 45
Pompes à véloqté 4
Kit de secoursqté 4
Chambres à airqté 12
Antivols de véloqté 45
Gilets réfléchissantsqté 12
Navigations à véloqté 4
Cartes d'itinéraireqté 50
Porte-bidonsqté 10
Outils de véloqté 4
Remorque à vélo
Flèches de directionqté 30
Rubans de marquageqté 6
Numéros de départqté 50
Braceletsqté 50
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30
Pinces de serviceqté 6
Plateaux en aluminiumqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Gants de barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Pieds pour panneaux d’itinéraireqté 15
Bannièresqté 4
Autocollants flèchesqté 40
Étiquettes nominativesqté 60
Marqueurs indélébilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours définitif au moins 2 semaines avant le départ et préparez un itinéraire alternatif. Partagez ensuite le fichier de navigation à tous les responsables, plutôt que de compter uniquement sur un seul téléphone.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant la randonnée afin de traiter les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Imprimez la liste des participants la veille, avec les bracelets ou numéros triés par groupe.
Prévoyez un point de repos tous les 15 à 20 kilomètres, avec de l’eau, des gobelets et une personne responsable. Vérifiez aussi qu’une glacière, des carafes et le matériel de service peuvent être acheminés jusqu’à chaque point.
Préparez au moins un kit de dépannage par groupe de 10 à 15 cyclistes : pompe, chambres à air et outils adaptés. Désignez avant le départ la personne qui coordonne l’assistance et gardez un ou deux vélos de réserve disponibles.
Faites une vérification finale 24 heures avant : météo, autorisations, assurance, casques, gilets réfléchissants, panneaux et premiers secours. Installez la table d’inscription, les râteliers à vélos et les rallonges avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une randonnée à vélo de bénévoles ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, vérifier les autorisations et l’assurance, réserver le dîner et ouvrir les inscriptions.
Combien de points de repos prévoir pour une randonnée à vélo ?: Prévoyez un point de repos tous les 15 à 20 kilomètres, puis ajustez selon le dénivelé et le niveau du groupe. Confirmez leur emplacement au plus tard 2 semaines avant et indiquez-les sur l’itinéraire partagé.
Quand fermer les inscriptions à la randonnée à vélo ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant le départ. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre de repas, recueillir les allergies et imprimer la liste des participants et des contacts d’urgence.
Que prévoir en cas de panne de vélo pendant la randonnée ?: Prévoyez au moins un kit de dépannage pour 10 à 15 cyclistes, avec pompe et chambres à air, ainsi qu’une personne joignable pendant tout le parcours. Vérifiez les vélos de réserve et le matériel 24 heures avant le départ.

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