Checkliste für eine Freiwilligen-Fahrradtour

Bei einer Freiwilligen-Fahrradtour müssen Route, Helfer und Fahrradsicherheit früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Startort und eine sichere Strecke fest; danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen und die Einteilung der Freiwilligen. Plane Ruhepunkte, eine Ausweichroute und Unterstützung bei Pannen ein. Kurz vor dem Termin zählen Wetterprüfung, gedruckte Teilnehmerlisten, sortierte Nummern und kontrollierte Erste-Hilfe-Materialien.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Startort bestätigen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Freiwillige einteilen
2 Personen
Streckendateien teilen
Reservierung für den Fahrradabstellplatz machen
Reservierung für das Abendessen machen
Fahrrad-Pannenhilfe organisieren
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Route teilen
Teilnehmerliste ausdrucken
Armbänder und Nummern sortieren
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Fahrräder und Helme kontrollieren
2 Personen
Pannen-Sets zusammenstellen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Picknickpakete zusammenstellen
3 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten
Startgelände reinigen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Ruhebereich einrichten
3 Personen
Fahrradabstellplatz absperren
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Startpaket bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen

Event

Anmeldeschalter besetzen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Fahrräder und Helme verteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Gruppen verabschieden
3 Personen
Vordergruppe begleiten
2 Personen
Hintere Gruppe betreuen
2 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
Wegweiser prüfen
2 Personen
Ankunft registrieren
2 Personen
Fahrräder zurücknehmen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Vegetarische Mahlzeit ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Musik organisieren
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser abholen
3 Personen
Fahrräder prüfen und abstellen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Startgelände reinigen
3 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fahrräder zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 50
Anmeldetisch
HockerAnz. 6
FahrradständerAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 70
KaffeetassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
TablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

ErsatzfahrräderAnz. 3
FahrradhelmeAnz. 45
FahrradpumpenAnz. 4
Pannen-SetsAnz. 4
SchläucheAnz. 12
FahrradschlösserAnz. 45
WarnwestenAnz. 12
FahrradnavigationenAnz. 4
RoutenpläneAnz. 50
FlaschenhalterAnz. 10
FahrradwerkzeugAnz. 4
Fahrradanhänger
WegweiserAnz. 30
AbsperrbänderAnz. 6
StartnummernAnz. 50
ArmbänderAnz. 50
PfeifenAnz. 8
StoppuhrenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
ServierzangenAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 4
GrillfestAnz. 2
GrillzangenAnz. 4
GrillhandschuheAnz. 2
GasflaschenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Schilderständer für die RouteAnz. 15
BannerAnz. 4
PfeilaufkleberAnz. 40
NamensaufkleberAnz. 60
Wasserfeste StifteAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
SpülwannenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Strecke nicht nur auf dem Papier: Plane mehrere Ruhepunkte ein und halte eine alternative Route bereit, falls Baustellen, Sperrungen oder schlechtes Wetter die Hauptstrecke unbrauchbar machen.
Sammle bei der Anmeldung neben Ernährungswünschen auch Notfallkontakte. Schließe das Formular spätestens 7 Tage vor der Tour, damit Helfer, Abendessen und Teilnehmerliste rechtzeitig feststehen.
Teile Streckendateien und die endgültige Route spätestens 48 Stunden vor dem Start. Für die Helfer sollten außerdem Warnwesten, Fahrradnavigationen und klare Zuständigkeiten vorbereitet sein.
Kontrolliere Fahrräder, Helme und Pannen-Sets am Vortag statt erst am Start. Plane pro Gruppe mindestens eine Pumpe, passende Schläuche und eine organisierte Fahrrad-Pannenhilfe ein.
Reserviere Fahrradabstellplätze und das Abendessen frühzeitig und prüfe den Bedarf an Klapptischen, Stühlen, Bechern und Kühlboxen. Am Start erleichtert ein eigener Anmeldetisch die Ausgabe von Armbändern und Nummern.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Freiwilligen-Fahrradtour planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Die Anmeldung sollte etwa 4 Wochen vor dem Termin öffnen.
Wann sollte die Route für die Fahrradtour feststehen?: Eine geprüfte Haupt- und Alternativroute sollte spätestens 3 Wochen vor dem Start feststehen. Teile die endgültige Version 48 Stunden vorher erneut an alle Beteiligten.
Wie viele Helfer braucht eine Freiwilligen-Fahrradtour?: Plane zusätzlich zur Leitung mindestens eine verantwortliche Person pro Gruppe oder Streckenabschnitt ein. Für Anmeldung, Verpflegung und Pannenhilfe sollten insgesamt 3 bis 5 Personen unabhängig von den Streckenhelfern eingeplant werden.
Was muss am Tag vor der Fahrradtour kontrolliert werden?: Prüfe am Vortag Fahrräder, Helme, Pumpen, Pannen-Sets, Schläuche, Erste-Hilfe-Material und Powerbanks. Drucke außerdem die Teilnehmerliste aus und sortiere Armbänder sowie Nummern nach Gruppen.

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