La checklist pour organiser un quart de marathon

Un quart de marathon demande autant de préparation sur le parcours qu’à l’arrivée. Commencez par fixer la date, sécuriser l’itinéraire et obtenir les autorisations, puis ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles. Les dossards, le chronométrage, les médailles et les trousses de premiers secours doivent être commandés assez tôt. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu’au montage le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Prévoir des signaleurs
2 personnes
Créer le site web et le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Concevoir les dossards
Faire imprimer les dossards
Passer la commande des médailles
Réserver le chronométrage
Commander du matériel de premiers secours
Vérifier l’assurance
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Baliser l'itinéraire et les intersections
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste de départ
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Aménager les postes de circulation
8 personnes
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
3 personnes
Disposer les kits de démarrage
3 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Gérer la remise des dossards
4 personnes
Désigner l’espace de change
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire démarrer les participants
6 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
Distribuer de l'eau
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Gérer la remise des médailles
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants des résultats
2 personnes

Suivi

Démonter les postes de circulation
8 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Ranger la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer l’e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Système de pointage

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Médaillesqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Flèches de directionqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux d'avertissementqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Cônesqté 30
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures chauffantesqté 20
Glacièresqté 6
Jerricansqté 8
Robinettes pliablesqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Cartes d'itinéraireqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièreqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Bannières de bienvenueqté 2

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : validez l’itinéraire, les intersections et le plan de circulation avant d’annoncer la course. Prévoyez ensuite les signaleurs nécessaires à chaque point sensible.
Ouvrez les inscriptions dès que le lieu de départ et d’arrivée est réservé. Demandez au même moment les besoins alimentaires et envoyez les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant l’épreuve.
Réservez le chronométrage et commandez les dossards et les médailles plusieurs semaines avant la course. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives et les dossards abîmés.
Ne limitez pas la préparation des bénévoles à une liste de noms : transmettez leurs consignes, leurs horaires et leur emplacement. Les gilets réfléchissants, les cartes d’itinéraire et les moyens de communication doivent être regroupés avant le jour J.
Faites un contrôle complet du parcours avant l’installation du balisage. Vérifiez aussi la météo, les points d’eau, les trousses de premiers secours et les couvertures chauffantes la veille, puis préparez les kits de départ par participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un quart de marathon ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, le chronométrage, les dossards et les médailles sont les éléments qui imposent généralement le plus long délai.
Quand ouvrir les inscriptions pour un quart de marathon ?: Ouvrez-les dès que la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Fermez-les quelques jours avant l’épreuve pour imprimer la liste de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour un quart de marathon ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au moins un signaleur par intersection ou point à risque, en plus d’une équipe pour le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Faites la répartition définitive 7 jours avant la course.
Quand préparer le matériel du quart de marathon ?: Rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant, puis vérifiez-le à nouveau la veille. Les cônes, flèches, barrières, dossards, systèmes de pointage et trousses de premiers secours doivent être regroupés par zone pour accélérer l’installation.

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