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Halbmarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Halbmarathon braucht mehr Vorbereitung als Startnummern und eine markierte Strecke. Du musst Route, Genehmigungen, Verkehr, Zeitmessung, Erste Hilfe und Helfer frühzeitig koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders häufig werden Anmeldeinformationen, Kreuzungen, Funkgeräte und Material für Wetterumschwünge zu spät geregelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Verkehrsplan erstellen

    2 Personen

  • Verkehrsregler organisieren

    2 Personen

  • Website und Anmeldeformular erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen verarbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startnummern entwerfen

  • Startnummern drucken lassen

  • Medaillenbestellung aufgeben

  • Zeitmessung reservieren

  • Erste-Hilfe-Material bestellen

  • Versicherung prüfen

  • Streckenkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Route und Kreuzungen markieren

    3 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Freiwilligenanweisungen erstellen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Startliste drucken

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Volunteer-Briefing abhalten

    3 Personen

Event

  • Startbereich absperren

    4 Personen

  • Zielbogen aufbauen

    4 Personen

  • Registrierungstische aufstellen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    6 Personen

  • Verkehrsposten einrichten

    8 Personen

  • Wasserstationen aufbauen

    4 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    3 Personen

  • Startpakete auslegen

    3 Personen

  • Teilnehmer anmelden

    5 Personen

  • Startnummernausgabe organisieren

    4 Personen

  • Umkleidebereich zuweisen

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer starten lassen

    6 Personen

  • Streckenposten besetzen

    10 Personen

  • Wasser verteilen

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    3 Personen

  • Finisher empfangen

    5 Personen

  • Medaillenausgabe organisieren

    3 Personen

  • Obst und Snacks servieren

    4 Personen

  • Musik und Durchsagen betreuen

    2 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Teilnehmer über die Ergebnisse informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verkehrsposten abbauen

    8 Personen

  • Wegweiser entfernen

    6 Personen

  • Start- und Zielbereich aufräumen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    5 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    4 Personen

  • Zelte und Mobiliar abbauen

    5 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmermail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Zeitmesssystem

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 150
  • MedaillenAnz. 150
  • StartnummernbänderAnz. 150
  • WegweiserAnz. 40
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 40
  • WarnschilderAnz. 12
  • Start- und Zielbogen
  • KegelAnz. 30
  • StoppuhrenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 25
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WärmedeckenAnz. 20
  • KühlboxenAnz. 6
  • KanisterAnz. 8
  • Klappbare WasserhähneAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 12
  • StifteAnz. 40
  • RoutenpläneAnz. 30

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 6

Catering

  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • Einkäufe

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • WillkommensbannerAnz. 2

Tipps

  • Lege Datum und Route mindestens 12 bis 16 Wochen vorher fest. Prüfe dabei jede Kreuzung, Engstelle und mögliche Ausweichstrecke, bevor du Genehmigungen beantragst.
  • Reserviere Zeitmessung, Start- und Zielbereich sowie Medaillen frühzeitig. Für die Einsatzplanung brauchst du außerdem eine belastbare Startliste spätestens am Vortag.
  • Teile Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Standorten ein. An jeder wichtigen Kreuzung müssen Zuständigkeit, Ankunftszeit und Kommunikationsweg schriftlich feststehen.
  • Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Nenne darin Startzeit, Anreise, Streckenplan, Abholung der Startnummern und das Vorgehen bei Ernährungswünschen.
  • Plane den Zielbereich für wechselhaftes Wetter. Partyzelte, Wärmedecken, Kühlboxen, Kanister und Erste-Hilfe-Material sollten vor dem Aufbau vollständig kontrolliert und gemeinsam mit den Wegweisern bereitgelegt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Halbmarathon anmelden und planen?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin mit Datum, Route, Genehmigungen und Reservierungen. Die Anmeldung kann danach online starten, sobald Startplatz, Strecke und Teilnehmerinformationen feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Halbmarathon?
Plane für jede stark befahrene Kreuzung mindestens eine eingewiesene Person ein und ergänze Helfer für Start, Ziel, Verpflegung, Starterpakete und Erste Hilfe. Die genaue Zahl hängt von der Route ab, sollte aber spätestens 4 Wochen vorher festgelegt werden.
Wann müssen Startnummern und Medaillen bestellt werden?
Bestelle Startnummern und Medaillen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Halbmarathon. So bleibt Zeit für Korrekturen, Nachbestellungen und das Zusammenstellen der Starterpakete.
Was braucht man am Veranstaltungstag für einen Halbmarathon?
Neben Zeitmesssystem, Startnummern und Medaillen brauchst du unter anderem Wegweiser, Absperrgitter, Verkehrskegel, Warnwesten, Funkmikrofone, Erste-Hilfe-Koffer, Wärmedecken und Wasserkanister. Kontrolliere das komplette Material spätestens am Vorabend anhand einer Packliste.

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