Checklist pour organiser une promenade musicale

Une promenade musicale demande de coordonner un itinéraire, plusieurs arrêts et des artistes tout en gardant le groupe ensemble. Commencez par valider le parcours, les autorisations et les lieux de départ, d’arrivée et de restauration. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recueillez les informations alimentaires et adaptez le programme au nombre de participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux panneaux, aux boissons fraîches et aux listes imprimées le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'itinéraire et les arrêts musicaux
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Cadrer les musiciens et les artistes
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver le lieu de restauration
Organiser les premiers secours et l’aide au parcours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le plan du parcours et le programme
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Ajuster le programme musical
2 personnes
Parcourir l'itinéraire en entier
3 personnes
Recenser les points de passage
2 personnes
Définir les points de repos et les toilettes
2 personnes
Confirmer le nombre de participants
Commander les quantités de restauration
2 personnes
Vérifier les besoins en musique et en électricité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Récupérer les matériaux et les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les fichiers musicaux
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
Nettoyer le lieu final
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Installer les instruments et les pieds
3 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les bracelets et les cartes d'itinéraire
2 personnes
Installer les panneaux de parcours et les flèches
4 personnes
Prévoir des points de repos avec de l’eau
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Faire le briefing des accompagnateurs de parcours
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Assurer la musique d'ouverture
3 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Faire quitter le groupe en toute sécurité
3 personnes
Encadrer la prestation musicale au premier arrêt
3 personnes
Réapprovisionner les boissons au premier arrêt
2 personnes
Encadrer la traversée du parcours
3 personnes
Encadrer la prestation musicale à l’arrêt deux
3 personnes
Distribuer l’eau et les collations
3 personnes
Accompagner les retardataires vers l’itinéraire
2 personnes
Accompagner l’animation musicale au troisième arrêt
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’au lieu d’arrivée
3 personnes
Assurer la représentation finale
4 personnes
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Allumer l’éclairage
Organiser la musique d'adieu
3 personnes
Renvoyer les participants chez eux
2 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel audio
3 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ et d’arrivée
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Lampes de pocheqté 8
Glacièresqté 6
Tourniquetsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10

Décoration

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 30
Affiches du programmeqté 12
Bannière de départ
Bannière de fin
Décoration de tableqté 8
Bouquets de ballonsqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Pains de glaceqté 24
Pinces de serviceqté 10
Étiquettes pour les platsqté 30

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Braceletsqté 120
Cartes d'itinéraireqté 130
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Parapluiesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Faites le parcours en entier avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les points de passage, les pauses, les toilettes, les zones difficiles et le temps réel entre deux arrêts musicaux.
Réservez les lieux et vérifiez les autorisations plusieurs semaines à l’avance. Une promenade musicale dépend à la fois de l’espace public, des arrêts prévus et des besoins des artistes.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer l’effectif, traiter les besoins alimentaires et commander les quantités de restauration.
Testez le son et l’électricité sur chaque arrêt avant le jour J. Vérifiez les enceintes sur batterie, les microphones, les rallonges, les multiprises et prévoyez des batteries externes.
Envoyez le parcours, le programme et les consignes aux participants 2 à 3 jours avant le départ. Préparez aussi les panneaux de direction, les affiches et les listes imprimées pour éviter les recherches de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une promenade musicale ?: Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines avant la promenade si le parcours et les artistes sont déjà confirmés. Fermez-les environ 7 jours avant afin de prévoir les repas, les boissons et l’encadrement du parcours.
Combien de temps prévoir pour reconnaître le parcours ?: Prévoyez une reconnaissance complète 2 à 3 semaines avant l’événement, puis une vérification finale dans les 7 jours précédents. Mesurez les temps de marche, les pauses et les conditions d’accès à chaque arrêt.
Quand confirmer le nombre de participants et les repas ?: Confirmez l’effectif 5 à 7 jours avant la promenade, après la clôture des inscriptions. Utilisez ce chiffre pour commander les repas, préparer les encas et tenir compte des besoins alimentaires signalés.
Que faut-il vérifier pour la musique en extérieur ?: Vérifiez au moins 7 jours avant les besoins en son, en électricité et en éclairage de chaque étape. Faites un test sur place avant le départ et prévoyez une solution autonome, comme des enceintes sur batterie et des batteries externes.

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