Checkliste für den musikalischen Spaziergang

Ein musikalischer Spaziergang verbindet eine festgelegte Route mit mehreren Musikstopps, Pausen und einem gemeinsamen Start- und Zielort. Damit am Veranstaltungstag nichts stockt, müssen Genehmigungen, Musiker, Anmeldung, Streckenhilfe und Technik früh zusammenpassen. Plane außerdem Verpflegung und Toiletten entlang der Strecke, statt diese Punkte erst beim Rundgang zu improvisieren. Die Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zu Teilnehmerlisten, Beschilderung und gekühlten Getränken am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Musikstopps festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Musiker und Acts festhalten
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Catering-Location reservieren
Erste Hilfe und Streckenhilfe organisieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Streckenkarte und Programm veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Musikprogramm abstimmen
2 Personen
Route vollständig ablaufen
3 Personen
Überquerungsstellen erfassen
2 Personen
Pausenbereiche und Toiletten festlegen
2 Personen
Teilnehmerzahl bestätigen
Cateringmengen bestellen
2 Personen
Musik- und Strombedarf prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Materialien und Einkäufe abholen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Teilnehmerlisten ausdrucken
Musikdateien bereitlegen
2 Personen
Startort reinigen
2 Personen
Endlocation reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Instrumente und Ständer aufstellen
3 Personen
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Armbänder und Streckenkarten bereitlegen
2 Personen
Wegweiser und Pfeile aufstellen
4 Personen
Rastpunkte mit Wasser versorgen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Briefing für die Streckenbegleiter geben
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Routenpläne austeilen
2 Personen
Eröffnungsmusik bereitstellen
3 Personen
Begrüßungswort sprechen
Die Gruppe sicher abreisen lassen
3 Personen
Musikauftritt bei Halt 1 begleiten
3 Personen
Getränke bei Stopp eins nachfüllen
2 Personen
Routeüberquerung begleiten
3 Personen
Musikauftritt an Haltestelle zwei begleiten
3 Personen
Wasser und Snacks ausgeben
3 Personen
Zurückgebliebene zum Weg begleiten
2 Personen
Musikauftritt an Station 3 begleiten
3 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Teilnehmende zur Endlocation begleiten
3 Personen
Abschlussauftritt gestalten
4 Personen
Buffet und Getränke servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Abschiedsmusik organisieren
3 Personen
Teilnehmer nach Hause schicken
2 Personen
Abfall während der Veranstaltung sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage abbauen
3 Personen
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Start- und Zielbereich reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Akku-LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
NotenständerAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
HandlampenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
DrehkreuzeAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 10

Dekoration

WegweiserAnz. 20
WegweiserAnz. 30
Programmatische PosterAnz. 12
Startbanner
Abschlussbanner
TischdekorationAnz. 8
BallonbündelAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
PfannenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
ServierzangenAnz. 10
Etiketten für SpeisenAnz. 30

Sportmaterial

WarnwestenAnz. 12
ArmbänderAnz. 120
RoutenpläneAnz. 130
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
RegenschirmeAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungsspraysAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Musikstopps fest, bevor du Einladungen verschickst. Laufe die gesamte Strecke später noch einmal ab und notiere Überquerungsstellen, Pausenbereiche und Toiletten.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig und reserviere Start, Ziel und Catering-Location, bevor du das Programm veröffentlichst. Für Musiker und Acts sollten feste Zusagen sowie der jeweilige Musik- und Strombedarf vorliegen.
Öffne die Anmeldung mit Streckenkarte und Programm und verschicke die Teilnehmerinformationen rechtzeitig. Erfasse Ernährungswünsche laufend und bestätige die Teilnehmerzahl, bevor du Cateringmengen bestellst.
Plane die Technik pro Musikstopp: Akku-Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Notenständer und Verlängerungskabel müssen zum Einsatzort passen. Lade Powerbanks und prüfe spätestens am Vortag Wettervorhersage und Stromversorgung.
Bereite Routenschilder, Wegweiser und Teilnehmerlisten vor, bevor Materialien abgeholt werden. Getränke sollten früh genug gekühlt, Snacks vorbereitet und die Listen am Veranstaltungstag ausgedruckt am Start bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen musikalischen Spaziergang anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Meldungen, bevor du Route und Programm öffentlich machst. Verschicke die Teilnehmerinformationen erst, wenn Start, Ziel, Musikstopps und Streckenhilfe verbindlich geklärt sind.
Wie viele Musikstopps sollte ein musikalischer Spaziergang haben?: Die Anzahl hängt von der Gesamtdauer und den Abständen der Route ab. Plane jeden Musikstopp so, dass An- und Abmarsch, Aufbau und eine Pause dazwischen realistisch bleiben, und teste die vollständige Strecke einmal vorab.
Wann muss ich das Catering für den musikalischen Spaziergang bestellen?: Bestelle erst, wenn die Teilnehmerzahl bestätigt und die Ernährungswünsche erfasst sind. Getränke, Snacks sowie Geschirr sollten anschließend so eingeplant werden, dass Kühlung und Vorbereitung spätestens am Veranstaltungstag verfügbar sind.
Was muss ich am Tag vor dem musikalischen Spaziergang prüfen?: Kontrolliere die Wettervorhersage, Technik, Strombedarf, Beschilderung und die Route. Kühle Getränke, bereite Snacks vor und drucke die Teilnehmerlisten spätestens am Vorabend aus, damit am Start nichts davon fehlt.

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