Organiser une promenade dans le village, étape par étape
Une promenade dans le village demande surtout une bonne préparation du parcours et des points d’accueil. Commence par définir l’itinéraire, les haltes et le lieu de départ, puis vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions te permettent d’anticiper les besoins alimentaires, les boissons et le matériel. La veille, contrôle la météo, imprime les cartes et prépare la signalisation pour que les participants trouvent facilement leur chemin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l'itinéraire et les points de repos
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier les autorisations
Coordonner les points de repos avec les habitants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer un panneau d'itinéraire
2 personnes
Installer les flèches de signalisation
4 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Encadrer la promenade
6 personnes
Tenir les points de repos
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Accueillir les arrivants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pincesqté 4
- Verres doseursqté 2
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Mégaphone
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 20
- Cartes d'itinéraireqté 80
- Badges des participantsqté 80
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 8
- Flèches de directionqté 40
- Décoration de tableqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 10
- Lampes de pocheqté 6
- Ponchos de pluieqté 20
- Ruban de balisageqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bac à vaisselleqté 2
- Épongesqté 6
- Torchonsqté 12
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Finalise l’itinéraire au moins 7 jours avant la promenade et prévois un point de repos tous les 45 à 60 minutes. Confirme aussi avec les habitants concernés l’accès aux haltes et l’emplacement des tables.
- Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’événement. Mets ensuite à jour une liste définitive des participants pour ajuster les en-cas, les boissons, les tasses et les assiettes.
- Vérifie les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Selon la situation, protège les cartes et les panneaux et confirme aux bénévoles les éventuels changements de parcours.
- Prépare les flèches, les panneaux et les cartes la veille. Installe les flèches de direction avant l’arrivée du premier groupe et garde quelques exemplaires de la carte à la table d’inscription.
- Réunis les bénévoles au moins 30 minutes avant le départ pour répartir l’accueil, les points de repos et la sécurité. Teste les talkies-walkies, le mégaphone, les batteries externes et les trousses de premiers secours avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une promenade dans le village ?
- Commence l’organisation 3 à 4 semaines avant la date prévue. Garde les 7 derniers jours pour confirmer l’itinéraire, les autorisations, les inscriptions et le matériel.
- Quand vérifier l’itinéraire d’une promenade dans le village ?
- Fais une première vérification environ 7 jours avant, puis une vérification définitive la veille ou le matin même. Contrôle notamment les points de repos, les accès et la visibilité des flèches.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une promenade ?
- Prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne par point de repos et 1 personne référente pour le parcours. Réunis toute l’équipe 30 minutes avant le départ pour répartir les rôles.
- Quand préparer les boissons et les en-cas ?
- Achète les produits 1 à 2 jours avant et prépare les en-cas la veille si leur conservation le permet. Refroidis les boissons plusieurs heures avant le départ et installe le café et le thé juste avant l’accueil.
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