Dorfrundgang organisieren: Die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe die Strecke spätestens eine Woche vorher noch einmal zu Fuß. Achte dabei auf Baustellen, Engstellen und darauf, ob alle Rastpunkte für die geplanten Pausen erreichbar sind.
• Stimme Ruhepausen frühzeitig mit den Anwohnern ab. Plane pro Rastpunkt mindestens 15 Minuten ein und informiere die Helfenden, wann die Gruppe dort erwartet wird.
• Schließe die Teilnehmerliste zwei bis drei Tage vor dem Rundgang. So kannst du Getränke, Snacks, Sitzplätze sowie Kaffee und Tee passend zur tatsächlichen Gruppengröße vorbereiten.
• Bereite Routenkarten und Wegweiser am Vortag vor. Kontrolliere am Veranstaltungsmorgen jeden Abzweig und stelle zusätzliche Hinweise dort auf, wo die Strecke nicht eindeutig ist.
• Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Start ein. Lege Teilnehmerliste, Willkommensschild und Sicherheitsmaterial bereit und weise die Freiwilligen vor dem Eintreffen der ersten Gäste ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Dorfrundgang planen?

Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigungen. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.

Wie viele Getränke braucht man für einen Dorfrundgang?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser einplanen und Getränke spätestens am Vorabend kühlen.

Wann sollte die Route endgültig geprüft werden?

Führe eine erste Prüfung etwa eine Woche vorher und eine letzte Kontrolle am Veranstaltungstag durch. Die letzte Kontrolle sollte mindestens 60 Minuten vor dem Start abgeschlossen sein, damit Wegweiser noch versetzt werden können.

Was braucht man am Empfang eines Dorfrundgangs?

Plane einen Registrierungstisch, die aktuelle Teilnehmerliste, ein Willkommensschild und gut sichtbare Wegweiser ein. Der Empfang sollte 30 Minuten vor dem Start besetzt sein; Sicherheitswesten, Funkgeräte und ein Erste-Hilfe-Koffer gehören griffbereit dazu.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 4x4-Campertreffen organisieren: die Checkliste