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Checklist pour organiser une promenade d’automne

Une promenade d’automne réussie repose sur deux préparatifs menés en parallèle : sécuriser le parcours et organiser l’accueil à l’arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations aux inscriptions jusqu’à l’installation des tentes, des tables et du point de ravitaillement. Prévoyez aussi une solution de repli pour la météo, des bénévoles clairement répartis et un stock suffisant de soupe, boissons et vaisselle. Les derniers contrôles se concentrent le jour J sur le parcours, les participants et le matériel radio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

  • Réserver le lieu d’arrivée

  • Inspecter l'itinéraire de randonnée

    2 personnes

  • Définir l'itinéraire et l'alternative

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Envoyer les confirmations de participation

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

  • Concevoir les cartes d'orientation

  • Vérifier les prévisions météo

  • Préparer les panneaux d’itinéraire

    2 personnes

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Acheter des stocks non périssables

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Recharger les talkies-walkies

  • Faire les courses de produits frais

    2 personnes

  • Préparer la soupe

    2 personnes

  • Préparer les snacks et le pain

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Vérifier définitivement les prévisions météo

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer la soupe et les boissons

    3 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    3 personnes

  • Installer le matériel de checkpoint

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Vérifier l’itinéraire et le matériel de sécurité

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Donner les consignes de départ

    2 personnes

  • Encadrer la promenade

    6 personnes

  • Assurer les points de contrôle

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir la soupe et le pain

    3 personnes

  • Accueillir les participants à leur arrivée

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle et les déchets

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

  • Faire ses adieux aux derniers participants

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les tables et les chaises

    3 personnes

  • Démonter les tentes de réception

    4 personnes

  • Retirer les panneaux d’orientation

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 60
  • Bancs d'extérieurqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 80
  • Tassesqté 60
  • Bol à soupeqté 60
  • Assiettesqté 60
  • Couvertsqté 60

Catering

  • Thermosqté 6
  • Marmites à soupeqté 3
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Cuillères de serviceqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Courses

Équipement

  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 10
  • Lanternesqté 8

Décoration

  • Couronnes d’automneqté 4
  • Courgesqté 12
  • Nappesqté 6

Matériel de promenade

  • Cartes d'itinéraireqté 60
  • Panneaux d’orientationqté 20
  • Cônesqté 12
  • Presse-papiersqté 4
  • Talkies-walkiesqté 6

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Gilets de sécuritéqté 10
  • Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Bacs à vaisselleqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Conseils

  • Commencez par inspecter l’itinéraire et définissez une alternative avant d’envoyer les invitations. Indiquez une distance, une durée estimée et un point d’arrivée clairement identifiable.
  • Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la promenade. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les bénévoles.
  • Préparez les cartes, panneaux et cônes en fonction des changements de direction réels, puis imprimez quelques exemplaires supplémentaires. Gardez les cartes sur des presse-papiers pour l’accueil et les responsables du parcours.
  • Vérifiez les prévisions météo une première fois quelques jours avant, puis définitivement la veille. Selon le résultat, adaptez les tentes de réception, les lampes LED, les vêtements de sécurité et le plan de ravitaillement.
  • Achetez les produits non périssables en avance et les produits frais peu avant le départ. Préparez la soupe, les snacks et le pain de façon à servir rapidement à l’arrivée, avec assez de tasses, bols, gobelets et couverts pour le groupe prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une promenade d’automne ?
Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les inscriptions et les besoins alimentaires devraient être clôturés au moins 7 jours à l’avance, afin d’ajuster les achats et les équipes.
Quand vérifier la météo pour une promenade d’automne ?
Consultez les prévisions une première fois 5 à 7 jours avant, puis faites une vérification définitive la veille. Contrôlez encore les conditions le matin même avant d’installer le parcours et les tentes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
Répartissez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 responsable du parcours et 1 personne pour le ravitaillement, puis ajoutez des personnes selon la taille du groupe. Pour un groupe de 30 participants, prévoyez généralement 4 à 6 bénévoles.
Quelle quantité de soupe et de boissons prévoir par participant ?
Prévoyez environ 300 ml de soupe et 500 ml de boissons par personne à l’arrivée. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les accompagnateurs, les bénévoles et les portions supplémentaires.

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