Préparer une session de révision sans rien oublier

Une préparation aux examens demande plus qu’une salle et quelques exercices. Il faut coordonner les enseignants, les accompagnateurs et les participants, puis préparer les supports, la technique et l’accueil. Cette checklist de 50 tâches et 47 fournitures suit le déroulement réel de la préparation, des premières réservations à l’ouverture de la salle. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : itinéraire, besoins alimentaires, badges, formulaires imprimés et test du projecteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
Réserver le lieu de formation
Confirmer les enseignants et les accompagnateurs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme et l’itinéraire par e-mail
Sélectionner le matériel d’entraînement
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le matériel d’examen
2 personnes
Trier les feuilles de travail
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Imprimer la liste des participants
Préparer le dossier de présentation
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Placer le matériel pédagogique sur chaque table
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Présenter le programme
Animer le premier bloc d’entraînement
3 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner le deuxième bloc de formation
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le troisième bloc de formation
3 personnes
Faire passer le test d’entraînement
3 personnes
Faire le débriefing des réponses
3 personnes
Discuter des questions et du planning des examens
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel pédagogique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Récupérer les stocks
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel restant
Partager l’enregistrement et les présentations
Gérer les présences

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Minuterie numérique

Matériel d’écriture

Stylos à billeqté 45
Crayonsqté 40
Gommesqté 35
Meuleusesqté 10
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 35
Bloc de paperboardqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Classeurs en papierqté 35
Formulaires d’examenqté 80
Feuilles de travailqté 120
Badges nominatifsqté 40
Pots à stylosqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Pichets à caféqté 3
Carafes d’eauqté 5
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Bouilloireqté 2
Bouteilles isothermesqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 5

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le programme et le lieu au moins 4 semaines à l’avance : il restera du temps pour confirmer les enseignants et traiter les inscriptions.
Envoie le programme et l’itinéraire dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 7 jours avant la session. Demande les besoins alimentaires au même moment.
Prépare les formulaires d’examen, feuilles de travail, classeurs et badges au moins 2 jours avant. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les documents abîmés.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises la veille, puis prévois une minuterie numérique pour les exercices chronométrés.
Le matin même, ouvre et aère la salle 30 minutes avant l’arrivée du groupe. Installe les tables et les chaises, pose le matériel pédagogique sur chaque table et prépare le café et le thé avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une préparation aux examens ?: Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et confirmez les enseignants en premier, puis lancez les invitations et les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une préparation aux examens ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la session, avec la date, le programme provisoire et la date limite d’inscription. Envoyez ensuite l’itinéraire et le programme final 7 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le projecteur, les supports et la table d’accueil. Ajoutez 30 minutes avant l’arrivée pour aérer et effectuer le dernier contrôle technique.
Quand préparer le matériel d’examen ?: Triez les feuilles de travail et imprimez les formulaires d’examen au plus tard 2 jours avant. Préparez aussi les badges, les stylos et les dossiers afin de ne pas devoir les assembler pendant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.