Checklist pour organiser un pique-nique yoga
Un pique-nique yoga demande de coordonner une séance, un repas en plein air et les contraintes d’un parc. Cette checklist de 43 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, tapis en nombre suffisant, boissons fraîches, solution météo et installation du buffet. Le matériel et les fournitures sont regroupés séparément pour préparer les achats et les vérifications.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
Faire une réservation pour le parc
Confirmer l’instructeur de yoga
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer des dips et des sauces
2 personnes
Composer les boîtes de pique-nique
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Charger le matériel de yoga et de pique-nique
3 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables de pique-nique
4 personnes
Disposer des plaids et des coussins
4 personnes
Préparer les tapis de yoga
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Animer une séance de yoga
Préparer l'eau et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet pique-nique
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Assurer une relaxation guidée
Encadrer le pique-nique libre
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Faire le dernier tour et la fermeture
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel et les déchets
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le mobilier et le matériel
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et les glacières
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de pique-niqueqté 6
- Chaises pliantesqté 12
- Plaids de pique-niqueqté 12
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 40
- Coussins de méditationqté 20
- Blocs de yogaqté 20
- Sangles de yogaqté 20
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 50
- Bols réutilisablesqté 50
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 60
- Porte-serviettesqté 6
Catering
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Paniers de pique-niqueqté 6
- Courses
Équipement
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lanternes LEDqté 8
Décoration
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
- Badges nominatifsqté 50
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balais et pelleqté 2
Conseils
- Réservez le parc et confirmez l’instructeur avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un délai d’au moins 3 à 4 semaines pour laisser le temps aux participants de s’inscrire.
- Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires au moment de l’inscription. Arrêtez la liste des participants au plus tard 5 jours avant l’événement pour adapter les boîtes de pique-nique.
- Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Indiquez aux participants l’horaire, le point de rendez-vous, les vêtements recommandés et ce qu’ils doivent apporter.
- Comptez un tapis de yoga par participant et préparez quelques places supplémentaires si le nombre final peut encore évoluer. Chargez le matériel de yoga et de pique-nique dans un ordre qui permet de décharger d’abord l’accueil et l’espace de pratique.
- Installez l’accueil, les tapis et les zones de repas avant l’arrivée du groupe. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et testez l’enceinte et le micro avant le début de la séance, surtout si le parc est vaste ou bruyant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique yoga ?
- Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver le parc, confirmer l’instructeur et envoyer les invitations. Gardez les 5 derniers jours pour les inscriptions, les achats et l’ajustement des repas.
- Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?
- Fixez une date limite environ 5 jours avant le pique-nique yoga. Vous pourrez ainsi prévoir les boîtes de pique-nique, les tapis, les assises et les quantités de boissons sans acheter au dernier moment.
- Que faire s’il pleut le jour du pique-nique yoga ?
- Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis le matin même. Définissez à l’avance une règle d’annulation ou un lieu de repli, et envoyez la décision aux participants dès qu’elle est prise.
- Combien de boissons prévoir pour un pique-nique yoga ?
- Prévoyez au minimum 1 litre d’eau par participant pour l’ensemble de l’activité, davantage par temps chaud. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant et répartissez-les entre glacières, thermos et carafes d’eau.
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