Checklist pour organiser le pique-nique des membres

Un pique-nique des membres demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les repas et l’installation sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture du buffet. Elle tient compte des besoins alimentaires, du transport du matériel, de la météo et de l’accueil des participants. Vous évitez ainsi les oublis fréquents : boissons encore chaudes, vaisselle incomplète ou tables installées trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du pique-nique
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier le site de pique-nique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Ouvrir le buffet
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Suivre le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Allumer l’éclairage
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête et la décoration
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Couvertures de pique-niqueqté 8
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 50
Petits bolsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 4
Glacièresqté 5
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Frisbeesqté 4
Boules de pétanqueqté 2
Jeux en plein airqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Étagères de séchageqté 2
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le pique-nique. Vous aurez le temps d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter les achats.
Consultez les prévisions météo 3 jours avant, puis le matin même. Les tentes, les couvertures et les tables doivent être prêtes à être déplacées ou protégées en cas de pluie ou de vent.
Prévoyez le transport du matériel en deux catégories : ce qui sert à l’installation et ce qui sert au buffet. Chargez les tables, les chaises et les tentes de réception de façon à pouvoir les sortir avant les glacières et les plats.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les salades, les fruits et les légumes le jour même. Gardez les plats avec couvercle et les glacières à portée de main jusqu’au début du buffet.
Installez les points de collecte des déchets avant l’arrivée des invités. Testez aussi les haut-parleurs, les rallonges et l’éclairage avant l’accueil, plutôt que pendant le repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un pique-nique des membres ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les participants et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un pique-nique des membres ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tentes, les tables, les chaises, le buffet et la décoration. Ajoutez du temps si le matériel doit être transporté sur une longue distance.
Quand préparer la nourriture pour un pique-nique des membres ?: Lavez les fruits et les légumes et préparez les salades le jour même, idéalement quelques heures avant le départ. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et transportez les aliments dans des glacières ou des plats couverts.
Que faire si la météo est mauvaise le jour du pique-nique ?: Vérifiez les prévisions 3 jours avant, puis une dernière fois le matin même. Décidez au plus tard 2 à 3 heures avant le début si les tentes et les tables peuvent rester en place ou si l’installation doit être adaptée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.