Checklist pour organiser un pique-nique d’échecs

Un pique-nique d’échecs demande autant de préparation qu’un tournoi léger : il faut prévoir les parties, les repas et l’installation en plein air. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation de l’aire jusqu’à l’accueil des joueurs. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les pièces de rechange, les rallonges et le refroidissement des boissons. Utilisez-la pour répartir les 45 tâches et vérifier les 36 fournitures prévues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’aire de pique-nique
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le règlement du parc
Vérifier le matériel d’échecs
2 personnes
Finaliser la liste de courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Laver et portionner les fruits
2 personnes
Préparer des paniers-repas
3 personnes
Transporter le matériel
3 personnes
Installer les tables de pique-nique
3 personnes
Déposer les chaises et les couvertures
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les échiquiers
3 personnes
Tester les pendules d’échecs
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Expliquer les règles d’échecs
Encadrer les parties d’échecs
3 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Annoncer le dernier tour

Suivi

Récupérer le matériel d'échecs
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l’éclairage et les décorations
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de pique-nique
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de pique-niqueqté 6
Chaisesqté 40
Couvertures de pique-niqueqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Tables pliantesqté 2

Matériel de jeu

Échiquiersqté 12
Pièces d’échecsqté 12
Pendules d'échecsqté 6
Pièces d’échecs de rechangeqté 2
Feuilles de scoreqté 12
Stylosqté 30
Cartes des règles des échecsqté 12
Cônesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pains de glaceqté 20

Équipement

Bouilloireqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 4
Nappesqté 8
Pancartes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’aire de pique-nique au moins 3 à 4 semaines à l’avance et vérifiez avant les invitations si le parc impose des règles sur les tentes, les tables, l’éclairage ou les boissons.
Traitez les inscriptions 7 jours avant l’événement : notez le nombre de joueurs, les besoins alimentaires et le nombre d’échiquiers, de pendules et de feuilles de score nécessaires.
Préparez les paniers-repas, les fruits portionnés et les garnitures la veille. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance dans les glacières avec suffisamment de pains de glace.
Testez chaque pendule d’échecs avant le départ et emportez des pièces de rechange, des stylos et des feuilles de score en quantité supérieure au nombre prévu de parties.
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour l’installation sur place : tables, couvertures, tentes, buffet, échiquiers, accueil et éclairage doivent être prêts avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand réserver une aire pour un pique-nique d’échecs ?: Faites la réservation 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela vous laisse le temps de vérifier le règlement du parc et d’adapter les tentes, les tables ou l’éclairage si nécessaire.
Combien de temps faut-il pour installer un pique-nique d’échecs ?: Comptez 60 à 90 minutes avec une équipe de 3 à 4 personnes. Ajoutez du temps si le matériel doit être transporté sur une longue distance ou si les tentes de réception nécessitent un montage séparé.
Quand préparer les repas et les boissons ?: Préparez les en-cas, le pain, les garnitures et les fruits la veille. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le départ et préparez les paniers-repas le jour même, juste avant le transport.
Combien d’échiquiers et de pendules prévoir ?: Prévoyez un échiquier par partie simultanée et une pendule pour chaque partie jouée à la pendule. Ajoutez au minimum un jeu de pièces de rechange et quelques stylos supplémentaires pour éviter une interruption pendant les rondes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.