Checklist pour organiser une ouverture de saison

Une ouverture de saison réussie se prépare dans un ordre précis : fixer la date, réserver le site, cadrer le programme, puis gérer les inscriptions et les équipes. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les fournisseurs, les besoins alimentaires et le matériel sportif. Prévoyez ensuite l’installation des tentes, des tables, du buffet, du bar et de l’espace grillades. Cette checklist rassemble 72 tâches et 61 fournitures pour suivre la préparation sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le site et les terrains
Vérifier les autorisations
Valider les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Consigner les activités sportives
2 personnes
Établir le programme musical
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Commander les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer l’espace grillades
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Marquer les terrains de sport
3 personnes
Préparer les jeux
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les plats du buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe bar
3 personnes
Faire le briefing des accompagnateurs sportifs
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Suivre les résultats
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Tenir le grill
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Remettre les trophées sportifs
2 personnes
Fournir la musique
Dégager la piste de danse
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer le clubhouse
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Plateaux en aluminiumqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Mégaphone

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Cônesqté 40
Giletsqté 40
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Prixqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Conteneurs à déchetsqté 6

Autre

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le site, vérifier les autorisations et confirmer les fournisseurs.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement afin de répartir les équipes, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités de repas et de boissons.
Préparez un déroulé imprimé pour chaque responsable. Ajoutez les horaires d’arrivée, les activités sportives, le programme musical et les contacts utiles : le téléphone ne remplace pas toujours une feuille sur place.
Contrôlez le matériel 2 à 3 jours avant : tentes, tables, chaises, glacières, barbecue, machines à café, rallonges et multiprises. Testez aussi les haut-parleurs et vérifiez que les ballons correspondent aux activités prévues.
Consultez la météo 48 heures avant, puis inspectez le site avant le montage. Prévoyez les zones de circulation, les poubelles et un emplacement pratique pour le buffet, le bar et les grillades.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une ouverture de saison ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le site, vérifier les autorisations, confirmer les fournisseurs, envoyer les invitations et organiser les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour une ouverture de saison ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, répartir les équipes et transmettre les besoins alimentaires aux personnes responsables.
Quand vérifier la météo avant l’ouverture de saison ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant. Cette étape permet d’adapter les tentes, l’installation des tables et le déroulement des activités extérieures.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?: Réservez au moins 3 à 4 heures avant l’arrivée des participants. Il faut monter les tentes, installer les tables et les chaises, aménager le bar et le buffet, puis vérifier le barbecue, les glacières et le matériel sportif.

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