Checklist pour organiser une mudrun

Une mudrun demande bien plus que des obstacles et un parcours boueux. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations, l’assurance et le dispositif de secours avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les bénévoles, les dossards, le balisage, le ravitaillement et les informations pratiques à envoyer aux participants. Cette checklist de 75 tâches et 66 équipements suit l’ordre logique de préparation, jusqu’à la décision météo et au montage le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Sélectionner les obstacles
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Commander le catering
2 personnes
Réserver le matériel
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Balisage du parcours
3 personnes
Tester les obstacles
4 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
Communiquer la décision météo
2 personnes

Événement

Balisage du site
4 personnes
Installer le panneau d'information
2 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter la tente d’inscription
3 personnes
Monter la tente de restauration
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les obstacles
8 personnes
Remplir les bacs à boue
4 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Effectuer le contrôle du parcours
4 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Faire démarrer les participants
4 personnes
Encadrer les obstacles
12 personnes
Veiller à la sécurité du parcours
6 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Encadrer le photobooth
2 personnes
Fournir la musique
Informer les participants
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Animer le dernier tour
4 personnes
Fermer le parcours
4 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Rendre les bagages
3 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
5 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Démonter les obstacles
8 personnes
Vider les bacs à boue
4 personnes
Nettoyer le matériel
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Évacuer le mobilier
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Traiter les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Table d'inscriptionqté 2
Portantsqté 4
Cintresqté 120

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Barres d’obstaclesqté 8
Filets d’escaladeqté 3
Échelles de cordeqté 3
Tunnels de crawlqté 4
Poutres en boisqté 12
Cordes d’escalade robustesqté 8
Bacs à boueqté 4
Bacs à eauqté 6
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Médailles des participantsqté 150
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 15
Talkies-walkiesqté 12
Bidons d'eauqté 12
Distributeurs d’eau potableqté 6
Bacs de rangement en plastiqueqté 12
Panneaux de parcoursqté 20
Panneaux indicateursqté 15
Piquets d’ancrage robustesqté 60
Marteauqté 4
Pellesqté 6
Brouettesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Barbecues à gazqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures anti-feuqté 2
Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 8
Sets de balaiqté 6
Poubellesqté 12
Stations de lavage des mainsqté 4
Paniers à lingeqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannièresqté 8
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date et l’itinéraire, puis vérifie les autorisations, l’assurance et les contraintes du lieu avant de choisir les obstacles. Une modification du parcours peut changer le plan de sécurité et le nombre de bénévoles nécessaires.
Inspecte le parcours à pied avant de commander le matériel. Repère les zones glissantes, les croisements, les accès pour les secours et les endroits où installer des barrières, des cônes et des panneaux.
Teste chaque obstacle monté dans ses conditions réelles, notamment les bacs à boue, les bacs à eau, les filets et les tunnels. Contrôle les ancrages et prévois une solution de remplacement pour tout obstacle inutilisable.
Donne aux bénévoles un poste précis, un horaire et un moyen de communication. Répartis-les avant le jour J entre les obstacles, l’inscription, le parcours, le ravitaillement et l’assistance aux participants.
Envoie les informations pratiques avant la course et communique la décision météo à une échéance fixée à l’avance. Prépare aussi les dossards, les kits de départ, les boissons refroidies et les trousses de premiers secours la veille.

Questions fréquentes

Comment organiser une mudrun étape par étape ?: Commence par fixer la date, l’itinéraire et le lieu, puis règle les autorisations et l’assurance. Prépare ensuite les obstacles et le plan de sécurité, ouvre les inscriptions, recrute les bénévoles et termine par le balisage, les tests et le ravitaillement.
Combien de temps faut-il pour préparer une mudrun ?: Prévois au minimum plusieurs semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, assurer l’événement et réserver le matériel. Lance les inscriptions seulement lorsque le parcours, les obstacles, les secours et les informations aux participants sont suffisamment définis.
Quand faut-il vérifier la météo pour une mudrun ?: Commence à suivre les prévisions environ 7 jours avant la course, puis fais un contrôle final la veille et le matin même. Fixe à l’avance l’heure à laquelle la décision météo sera communiquée aux participants et aux bénévoles.
Quel matériel prévoir pour une mudrun ?: Prévois le matériel des obstacles, les piquets d’ancrage, le balisage, les barrières, les panneaux, les dossards, les chronomètres et les talkies-walkies. Ajoute les tables d’inscription, les tentes, les points d’eau, les bidons, les médailles et les bacs de rangement.

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