Checklist para organizar una mudrun sin olvidar nada

Una mudrun necesita bastante más que un recorrido con barro. Antes de abrir las inscripciones tendrás que fijar la ruta, reservar el lugar, comprobar permisos y seguro y preparar un plan de seguridad. Después vienen los obstáculos, los voluntarios, la información para participantes y todo el material de salida, meta y avituallamiento. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Seleccionar obstáculos
3 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Inspeccionar el recorrido
3 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Pedir el catering
2 personas
Reservar materiales
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Señalizar el recorrido
3 personas
Probar obstáculos
4 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los botiquines de primeros auxilios
2 personas
Comunicar la decisión por el clima
2 personas

Evento

Cerrar el recinto
4 personas
Colocar el cartel informativo
2 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar la carpa de registro
3 personas
Montar la carpa de catering
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar obstáculos
8 personas
Rellenar los charcos de barro
4 personas
Instalar puntos de agua
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Realizar control del recorrido
4 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Preparar los kits de inicio
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recibir el equipaje
3 personas
Dar instrucciones de seguridad
3 personas
Hacer comenzar a los participantes
4 personas
Gestionar los obstáculos
12 personas
Vigilar la seguridad del recorrido
6 personas
Animar a los participantes
4 personas
Atender los puntos de agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Repartir las medallas
2 personas
Coordinar el punto de fotos
2 personas
Proporcionar la música
Informar a los participantes
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Acompañar la última ronda
4 personas
Cerrar el recorrido
4 personas
Servir el catering de la noche
4 personas
Devolver el equipaje
3 personas
Despedir a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
5 personas
Recoger el catering
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Desmontar los obstáculos
8 personas
Vaciar bandejas de barro
4 personas
Limpiar los materiales
5 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar el mobiliario
4 personas
Retirar los residuos
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesa de registrocant. 2
Percheroscant. 4
Perchascant. 120

Material deportivo

Arco de salida y meta
Vallas de obstáculoscant. 8
Redes de escaladacant. 3
Escaleras de cuerdacant. 3
Túneles de gateocant. 4
Vigas de maderacant. 12
Cuerdas de escalada resistentescant. 8
Cubetas de barrocant. 4
Bandejas de aguacant. 6
Conos de tráficocant. 40
Vallas de separacióncant. 20
Cinta de balizamientocant. 12
Dorsalescant. 150
Imperdiblescant. 300
Medallas para participantescant. 150
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 15
Walkie-talkiescant. 12
Bidones de aguacant. 12
Dispensadores de agua potablecant. 6
Bandejas plásticas de almacenamientocant. 12
Señales del recorridocant. 20
Carteles direccionalescant. 15
Estacas de suelo resistentescant. 60
Martillocant. 4
Palascant. 6
Carretillascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Barbacoas de gascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 8
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas ignífugascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 8
Sets de escobacant. 6
Papeleracant. 12
Puestos de lavado de manoscant. 4
Cestos para la ropacant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Bannerscant. 8
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Inspecciona el recorrido al menos dos veces: una durante la planificación y otra antes del evento. Comprueba especialmente el estado del suelo, los puntos de cruce, las zonas resbaladizas y el acceso para primeros auxilios.
No dejes los permisos y el seguro para la última semana. Confirma los requisitos del lugar con varias semanas de margen y guarda las autorizaciones junto con el plan de seguridad.
Prueba cada obstáculo antes de la mudrun y revisa que las vallas, redes, túneles, vigas, cuerdas, cubetas de barro y bandejas de agua estén firmes. Si algo falla en la prueba, tendrás tiempo para sustituirlo o modificarlo.
Asigna a cada voluntario una zona concreta y entrega walkie-talkies a los responsables de los puntos críticos. Prepara también una lista de suplentes: el día del evento siempre puede faltar una o dos personas.
Envía a los participantes la información práctica varios días antes: hora de llegada, registro, ropa, calzado, recorrido, normas y decisión por mal tiempo. Prepara los dorsales, imperdibles y kits de inicio antes de montar la zona de salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una mudrun?: Empieza la planificación al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, tramitar permisos, contratar el seguro, seleccionar obstáculos, reclutar voluntarios y abrir las inscripciones sin prisas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una mudrun?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada punto de riesgo o cruce y añade 2 o 3 personas para registro, avituallamiento y sustituciones. En una ruta con 10 obstáculos, conviene preparar al menos 12 puestos de apoyo, además del personal de primeros auxilios.
¿Cuándo hay que revisar el recorrido y los obstáculos?: Haz una primera inspección durante la planificación y una revisión final entre 24 y 48 horas antes. Prueba los obstáculos antes de la apertura y comprueba de nuevo las señales, estacas, cinta de balizamiento y zonas de agua tras montar todo.
¿Qué se hace si llueve el día de la mudrun?: Define la decisión con antelación y comunícala en cuanto se confirme, idealmente entre 24 y 48 horas antes si el pronóstico lo permite. Si el evento sigue adelante, revisa el suelo, las estructuras y los accesos justo antes de la salida y aplica el plan de seguridad.

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