Checklist pour organiser un Marché de Pâques

Un Marché de Pâques demande surtout une bonne coordination entre le lieu, les exposants et l’installation des stands. Cette checklist de 69 tâches vous aide à avancer dans l’ordre, des autorisations jusqu’à l’ouverture au public. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les tentes, tables, caisses, boissons et espaces de restauration. Commencez plusieurs semaines à l’avance : les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations sont les points qui prennent le plus vite du retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Prendre contact avec les exposants du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
Faire les réservations
Fixer les stands du marché
Partager l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Congeler les éléments réfrigérants
Rassembler le matériel
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Imprimer les listes de prix
Préparer la caisse
2 personnes
Informer les exposants
Préparer les panneaux de stationnement
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Cacher les œufs de Pâques
3 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Installer le stand de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Approvisionner les stands
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’ouverture
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le dernier tour

Suivi

Faire démonter les stands
5 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tabouretsqté 12
Pinces de nappeqté 24
Cabines d'essayageqté 2
Armoires de rangementqté 4
Chariots de transportqté 3
Portants à vêtementsqté 6
Bacs de rangementqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Enrouleurs électriquesqté 3
Panneaux d’affichageqté 4
Presse-papiersqté 6
Calculatricesqté 3
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Tabliers de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Fanions de Pâquesqté 8
Décoration de Pâquesqté 30
Fleurs artificiellesqté 20
Œufs de Pâques en plastiqueqté 100
Panneaux en ardoiseqté 12
Chemins de tableqté 18
Piquesqté 30
Décoration des tables d’activités manuellesqté 6
Papier crépon coloréqté 12
Rouleaux de rubanqté 8
Carton à bricolageqté 100
Sets de peintureqté 12
Pinceauxqté 36
Pots de bricolageqté 30
Tabliers pour enfantsqté 20
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux numérotés des standsqté 12
Panneaux d'informationqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Matériel de sport

Tables de loisirs créatifsqté 3
Chaises de bricolageqté 18
Tabliersqté 18
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Bacs de bricolageqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2
Chariots de ménageqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Panneaux d'avertissementqté 4

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 20
Pains de glaceqté 24
Plateaux de serviceqté 20
Housses alimentairesqté 12
Casiers de boissonsqté 12
Bacs de stockageqté 20
Corbeilles à painqté 8

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez les autorisations avant de contacter définitivement les exposants : l’aménagement dépendra de la surface disponible et des contraintes du site.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, puis recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le marché pour anticiper les achats et le matériel de service.
Préparez le plan des stands avant l’arrivée des exposants. Prévoyez les tables pliantes, les stands, les tentes, les chaises et les pinces de nappe, puis partagez l’itinéraire avec les participants.
Regroupez le matériel de paiement et les informations de vente la veille : caisses, terminaux de paiement, listes de prix et alimentation électrique doivent être testés avant l’ouverture.
Consultez les prévisions météo quelques jours avant, puis à nouveau la veille. Les tentes, enrouleurs électriques, rallonges et multiprises doivent être installés de façon sûre et protégée de l’humidité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un Marché de Pâques ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et vérifiez les autorisations en premier, puis fixez rapidement la date limite des inscriptions des exposants.
Quand contacter les exposants pour un Marché de Pâques ?: Contactez-les environ 6 semaines à l’avance et confirmez leur présence 2 à 3 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment-là leurs besoins en emplacement, tables, électricité et alimentation.
Quand préparer le matériel du marché de Pâques ?: Rassemblez et triez le matériel 2 à 3 jours avant, puis vérifiez les caisses, terminaux de paiement, rallonges et machines à café la veille. Congelez aussi les éléments réfrigérants au moins 24 heures à l’avance.
À quelle heure installer les stands du Marché de Pâques ?: Ouvrez le lieu au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez ce délai pour inspecter le site, monter les tentes et stands, installer les tables et laisser aux exposants le temps de s’installer.

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