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Checklist pour organiser un marché de Noël en salle de sport

Un marché de Noël dans une salle de sport demande plus qu’une liste d’exposants. Il faut réserver le gymnase, dessiner les emplacements, prévoir les branchements et organiser les flux de visiteurs avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions aux exposants jusqu’à l’installation des tables, des stands et de la buvette. Elle évite notamment les oublis de caisse, de signalétique et de matériel de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Réserver le gymnase

  • Créer le plan du marché

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Enregistrer les exposants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion sur les réseaux sociaux

  • Accrocher les affiches

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer la répartition des stands

    2 personnes

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Définir les itinéraires de circulation et de passage

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Planifier les livraisons

  • Préparer le fonctionnement de la caisse

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Imprimer les panneaux de parcours

  • Imprimer les menus

  • Préparer l’argent liquide

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rafraîchir les boissons et les stocks

    2 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les stands

    4 personnes

  • Poser les câbles électriques en toute sécurité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer l’entrée et la signalétique

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les plats chauds

    3 personnes

  • Tester la caisse et le terminal de paiement

    2 personnes

Événement

  • Réceptionner les supports de stand

    3 personnes

  • Guider les exposants jusqu’à leur emplacement

    2 personnes

  • Tenir l'entrée

    2 personnes

  • Tenir la caisse

    2 personnes

  • Assurer le service traiteur

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir les plats chauds

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Garder le buffet et les tables propres

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Réanimer les stocks

    2 personnes

  • Animer le coin photo

  • Encadrer les activités pour enfants

    2 personnes

  • Diffuser une musique calme

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Faire démonter les stands

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement de restauration

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le gymnase

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 12
  • Tables pliantesqté 18
  • Chaises pliantesqté 120
  • Tables hautesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Tabouretsqté 12

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 100
  • Bol à soupeqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couteauxqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Cuillèresqté 100
  • Louchesqté 12
  • Thermosqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Saladiersqté 8
  • Verres doseursqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Marmites à soupeqté 3

Équipement

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Réfrigérateursqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 10
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 12
  • Lampes LEDqté 12

Décoration

  • Sapins de Noëlqté 3
  • Boules de Noëlqté 120
  • Guirlandes de Noëlqté 20
  • Couronnes de Noëlqté 6
  • Chemins de tableqté 20
  • Nappes de Noëlqté 20
  • Costume de Père Noël
  • Mur photo
  • Personnages de Noëlqté 8

Matériel de sport

  • Poteaux de délimitationqté 12
  • Ruban de balisageqté 4
  • Tapis de gymqté 6

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Aspirateurqté 2
  • Gants de nettoyageqté 8
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date, les horaires d’ouverture et l’heure d’accès des exposants au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Gardez une marge d’au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les stands et tester les branchements.
  • Dessinez le plan du marché avant de confirmer les emplacements. Prévoyez des allées d’au moins 1,20 m et placez les stands alimentaires près des prises, des réfrigérateurs et des points d’eau.
  • Demandez aux exposants leurs besoins électriques et alimentaires dès l’inscription. Regroupez les appareils énergivores et vérifiez les rallonges, multiprises et terminaux de paiement au moins 7 jours avant.
  • Préparez la caisse séparément du reste du matériel. Comptez l’argent liquide, testez les paiements et désignez au moins 2 bénévoles responsables des encaissements pour éviter qu’une seule personne ne gère tout.
  • Imprimez les panneaux de parcours, les menus et les badges avant la veille. Le jour du marché, installez d’abord les tables et les chaises, puis la décoration, les boissons et les stocks afin de ne pas bloquer les circulations.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël en salle de sport ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. La réservation du gymnase, le recrutement des exposants et la communication prennent généralement plusieurs semaines.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?
Prévoyez au moins 2 heures d’installation, et plutôt 3 à 4 heures si la salle accueille de nombreux stands ou du matériel de cuisine. Ajoutez 30 minutes pour tester les branchements, la caisse et les paiements.
Quelle largeur prévoir entre les stands d’un marché de Noël ?
Gardez des passages d’au moins 1,20 m pour permettre une circulation fluide. Ajoutez davantage d’espace devant les stands alimentaires, la caisse et les zones où les visiteurs attendent.
Quand confirmer la répartition des stands aux exposants ?
Envoyez le plan définitif 7 à 10 jours avant le marché. Demandez aux exposants de signaler immédiatement tout changement de mobilier, d’électricité ou d’espace nécessaire.

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