Checklist pour organiser un marathon d’aviron

Un marathon d’aviron demande une préparation plus structurée qu’une simple sortie sur l’eau. Il faut coordonner l’itinéraire, les autorisations, la sécurité, les équipages et l’accueil à terre, dans un ordre précis. Cette checklist regroupe 61 tâches et 53 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au montage du départ et de l’arrivée. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : cartes étanches, moyens de communication, ravitaillement, numéros de départ et matériel de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander une autorisation de compétition
Informer le gestionnaire des eaux
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Arrimer les canots de sauvetage
Rédiger le règlement des participants
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Déterminer les postes de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer l’itinéraire et les consignes de navigation
Vérifier les bateaux et les rames
3 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la tente d’enregistrement
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
4 personnes
Baliser le parcours
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Attribuer les bateaux aux participants
3 personnes
Faire s’échauffer les rameurs
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Mettre en place l'installation de départ
4 personnes
Lancer le marathon d’aviron
3 personnes
Surveiller les passages et les bouées
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
Retirer le balisage du parcours
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats des participants
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 20
Ramesqté 40
Pagaies de rechangeqté 8
Bouées de sauvetageqté 12
Gilets de sauvetageqté 30
Cordes de sauvetageqté 6
Bouéesqté 18
Ancresqté 6
Pales de pagaieqté 6
Cartes de parcours imperméablesqté 12
Numéros de départqté 100
Braceletsqté 100
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Siffletsqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures chauffantesqté 20
Lampes de pocheqté 10

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Arche de départ
Arche d'arrivée
Comptoir d'inscription

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Chargeurs mobilesqté 6
Pochettes étanches pour téléphoneqté 12
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Kits de nettoyageqté 3
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis réservez les lieux de départ et d’arrivée avant de lancer les inscriptions. Les autorisations de compétition et l’information du gestionnaire des eaux peuvent prendre plusieurs semaines.
Traitez la sécurité comme un dossier séparé : prévoyez un plan écrit, des postes de secours, des gilets, des bouées, des cordes et des canots de sauvetage arrimés avant le jour de la course.
Envoyez l’itinéraire et les consignes de navigation avec la confirmation d’inscription, au plus tard 7 jours avant l’épreuve. Les participants doivent connaître les règles avant d’arriver sur le site.
Attribuez les numéros de départ et triez les dossards et bracelets la veille. Gardez un comptoir d’inscription distinct de la zone de départ pour éviter les files au moment du briefing.
Vérifiez la météo une première fois 48 heures avant, puis le matin même. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et acheminez le matériel suffisamment tôt pour installer l’arche, les tables et les chaises sans précipitation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon d’aviron ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation de compétition, d’informer le gestionnaire des eaux, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand envoyer les consignes de navigation aux participants ?: Envoyez l’itinéraire et les consignes au moins 7 jours avant le marathon. Renvoyez un rappel 24 heures avant avec l’horaire, le point de départ et les éventuelles consignes liées à la météo.
Quel matériel de sécurité prévoir pour un marathon d’aviron ?: Prévoyez au minimum des gilets de sauvetage, des bouées de sauvetage, des cordes de sauvetage, des ancres et des canots de sauvetage arrimés. Le nombre exact dépend du parcours, des postes de secours et des exigences de l’autorité compétente.
Quand vérifier la météo pour une course d’aviron ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis effectuez une dernière vérification le matin de l’épreuve. Définissez à l’avance qui décide d’un report ou d’une modification du parcours.

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