Checklist pour organiser un lancement de produit

Un lancement de produit demande de coordonner les invités, la présentation, la démonstration et la logistique sur une même journée. Cette checklist regroupe 71 tâches et 79 éléments à prévoir, depuis les inscriptions jusqu’au rechargement des produits. Commencez par cadrer le message et le scénario, puis confirmez le lieu, les intervenants et les livraisons. Les derniers contrôles portent surtout sur la technique, les badges, le catering et l’accueil des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Collecter les informations produit
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Élaborer le scénario de démonstration
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Commander le catering
Commander des boissons
Briefer l’animateur
2 personnes
Briefer les intervenants
2 personnes
Briefer le photographe
Tester la technique
2 personnes
Contrôler les produits
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers de presse
2 personnes
Imprimer le matériel de présentation
Créer des panneaux de direction
Confirmer le lieu
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Recharger les produits
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les tables produits
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Mettre la présentation en ligne
Tester la démonstration produit
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
Faire le briefing d’équipe
5 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Encadrer la démonstration produit
3 personnes
Assurer la présentation
2 personnes
Répondre aux questions des invités
3 personnes
Encadrer les interviews presse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Surveiller les tables de produits
2 personnes
Enregistrer les coordonnées
2 personnes
Gérer les réseaux sociaux
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Ranger les produits en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer le matériel de presse
Saisir les leads
2 personnes
Sélectionner les photos
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réceptionqté 2
Tables bistrotqté 10
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 90
Fauteuils loungeqté 12
Tabouretsqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Tiroir-caisse
Imprimante d'étiquettes

Décoration

Affiches produitqté 6
Bannières enroulablesqté 3
Décoration de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Guirlandesqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Numéros de tableqté 10
Mur photo

Catering

Courses

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 10
Thermosqté 6
Bacs isothermesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 10

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Nettoyant pour solqté 2

Autre

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Dossiers de presseqté 25
Brochures produitsqté 100
Cartes de visiteqté 300
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6
Jeux de ciseauxqté 4
Couteaux Stanleyqté 2
Piles de rechangeqté 40
Câbles de recharge prolongésqté 10

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires avant de commander le catering. Envoyez ensuite un rappel quelques jours avant l’événement, avec les informations pratiques.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les haut-parleurs, les microphones sans fil et le cliqueur dans la configuration réelle. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et stations de recharge, souvent oubliées jusqu’au montage.
Contrôlez les produits avant leur présentation et rechargez-les avant l’arrivée des invités. Une démonstration complète, chronométrée, permet de repérer un produit manquant ou une étape trop longue.
Préparez les badges nominatifs et les dossiers de presse avant le jour J, puis installez la table de réception près de l’entrée. Gardez les panneaux de direction prêts à poser pour éviter les hésitations à l’arrivée.
Confirmez séparément le lieu, les livraisons, le photographe, l’animateur et les intervenants dans les derniers jours. Vérifiez également les verres, assiettes, couverts, glacières et le tiroir-caisse avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance préparer un lancement de produit ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de préparer la démonstration et de confirmer le catering et les livraisons.
Quand envoyer les invitations pour un lancement de produit ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines à l’avance, puis un rappel 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet aussi de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le nombre de participants.
Quand tester la technique avant une présentation produit ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant, puis un second sur place le jour du montage. Vérifiez chaque source, les microphones, le son, les câbles et le cliqueur pendant 30 à 45 minutes.
Que faut-il prévoir pour une démonstration de produit ?: Préparez un scénario chronométré, les produits contrôlés et rechargés, la présentation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le système audio. Faites une répétition complète au moins 24 heures avant l’accueil des invités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.