Checklist productlancering organiseren
Een productlancering vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentatie en een gastenlijst. Je regelt tegelijk aanmeldingen, productinformatie, demonstraties, catering, techniek en ontvangst. Met 71 taken en 79 benodigde spullen houd je overzicht van de eerste uitnodiging tot het opladen van de producten. Werk terug vanaf de lanceringsdatum: bevestig eerst de inhoud en locatie, test daarna de uitvoering en plan de laatste controles pas in de slotweek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Productinformatie verzamelen
2 personen
Presentatie samenstellen
2 personen
Demonstratiescenario uitwerken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Catering bestellen
Dranken bestellen
Presentator briefen
2 personen
Sprekers briefen
2 personen
Fotograaf briefen
Techniek testen
2 personen
Producten controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Persmappen samenstellen
2 personen
Presentatiemateriaal printen
Routebordjes maken
Locatie bevestigen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Producten opladen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Producttafels inrichten
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht instellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie uploaden
Productdemo testen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Persmappen klaarleggen
Teambriefing houden
5 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Productdemo begeleiden
3 personen
Presentatie verzorgen
2 personen
Vragen van gasten beantwoorden
3 personen
Persinterviews begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner uitserveren
4 personen
Producttafels bewaken
2 personen
Contactgegevens registreren
2 personen
Sociale media bijhouden
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen
Producten veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Persmateriaal nasturen
Leads invoeren
2 personen
Foto's selecteren
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelaantal 2
- Bistrotafelsaantal 10
- Eettafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Loungezetelsaantal 12
- Krukkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 18
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Presentatieklikker
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Kassalade
- Labelprinter
Decoratie
- Productpostersaantal 6
- Rolbannersaantal 3
- Tafeldecoratieaantal 10
- Bloemstukkenaantal 6
- Slingersaantal 8
- Wegwijzersaantal 8
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 100
- Tafelnummersaantal 10
- Fotowand
Catering
- Boodschappen
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerschalen met dekselaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
- Koelbakkenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Tafellampenaantal 10
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Allesreinigeraantal 4
- Glasreinigeraantal 2
- Vloerreinigeraantal 2
Overig
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 30
- Persmappenaantal 25
- Productbrochuresaantal 100
- Visitekaartjesaantal 300
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffer tapeaantal 6
- Schaarsetsaantal 4
- Stanleymessenaantal 2
- Reservebatterijenaantal 40
- Verlengde oplaadkabelsaantal 10
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen verstuurd zijn en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de lancering, zodat de catering nog kan worden aangepast.
- Plan de inhoud vóór je de presentatie opmaakt: verzamel productinformatie, werk het demonstratiescenario uit en brief de presentator en sprekers ten minste 5 dagen vooraf.
- Test techniek niet alleen op papier. Sluit beamer, projectiescherm, laptop, speakers en draadloze microfoons minimaal 24 uur vooraf aan en controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de presentatieklikker.
- Leg ontvangstmaterialen klaar op één plek: naambadges, persmappen, geprinte presentatiematerialen en routebordjes. Tel servies en glazen per onderdeel voordat de levering of opbouw start.
- Plan een laatste productcontrole op de dag vóór het event. Controleer of alle producten werken en opgeladen zijn, en zet koelboxen, oplaadstations en overige materialen klaar vóór de eerste gasten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een productlancering organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en productinformatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de lancering en reserveer de laatste 24 uur voor techniek- en productcontroles.
- Wanneer verstuur je een herinnering voor een productlancering?
- Stuur de eerste herinnering 7 dagen vóór het event naar aangemelde gasten. Vraag ontbrekende dieetwensen dan opnieuw op en verstuur op de dag zelf alleen praktische informatie, zoals route en starttijd.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een productpresentatie te testen?
- Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor een volledige test. Controleer uiterlijk 24 uur vooraf beeld, geluid, microfoons, stroomvoorziening en de presentatie vanaf de laptop.
- Wanneer bestel je catering en dranken voor een productlancering?
- Bestel catering en dranken zodra het aantal aanmeldingen voldoende stabiel is, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór de lancering door.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!