Checklist para organizar un lanzamiento de producto

Organizar un lanzamiento de producto exige coordinar invitados, demostraciones, ponentes, catering y equipos técnicos en el orden correcto. Empieza por definir el público y abrir las inscripciones; después cierra el contenido, el lugar y los proveedores. Durante la última semana, confirma entregas, preferencias dietéticas y horarios de cada participante. El día anterior, prueba la presentación completa y reúne productos, acreditaciones y materiales de prensa en un único punto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Recopilar la información del producto
2 personas
Preparar la presentación
2 personas
Desarrollar el escenario de demostración
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Pedir el catering
Pedir bebidas
Informar al presentador
2 personas
Informar a los ponentes
2 personas
Informar al fotógrafo
Probar la técnica
2 personas
Comprobar los productos
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar carpetas de prensa
2 personas
Imprimir material de presentación
Hacer carteles de ruta
Confirmar el lugar
Confirmar entregas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Cargar los productos
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar las mesas de producto
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Subir la presentación
Probar la demo del producto
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las carpetas de prensa
Hacer briefing al equipo
5 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Coordinar la demostración del producto
3 personas
Realizar la presentación
2 personas
Responder a las preguntas de los invitados
3 personas
Acompañar entrevistas a la prensa
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
4 personas
Vigilar las mesas de productos
2 personas
Registrar datos de contacto
2 personas
Gestionar las redes sociales
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Guardar los productos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar material de prensa
Introducir leads
2 personas
Seleccionar las fotos
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de recepcióncant. 2
Mesas bistrocant. 10
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 90
Sillones loungecant. 12
Taburetescant. 12
Mantelescant. 18
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajón de la caja registradora
Impresora de etiquetas

Decoración

Pósteres de productocant. 6
Banners enrollablescant. 3
Decoración de mesacant. 10
Arreglos floralescant. 6
Guirnaldascant. 8
Señalizadorescant. 8
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Números de mesacant. 10
Photowall

Catering

Compras

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharonescant. 10
Termoscant. 6
Contenedores isotérmicoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Papeleracant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 10

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Limpiador multiusoscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Limpiador de sueloscant. 2

Otros

Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 30
Carpetas de prensacant. 25
Folletos de productoscant. 100
Tarjetas de visitacant. 300
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6
Sets de tijerascant. 4
Cúterescant. 2
Baterías de repuestocant. 40
Cables de carga prolongadoscant. 10

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y deja el formulario de inscripción abierto durante 10 a 14 días. Así puedes calcular asistentes, dietas y material impreso antes de pedir el catering.
Cierra la presentación y el escenario de demostración 7 días antes. Comprueba que cada producto esté disponible, cargado y colocado en el orden exacto en que se utilizará.
Haz una prueba técnica completa como mínimo 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos, clic, cables y regletas. No dejes para el mismo día la búsqueda de adaptadores o pilas.
Confirma catering y bebidas 3 días antes con el número final de asistentes. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y separa las opciones según las preferencias dietéticas registradas.
Prepara acreditaciones, carpetas de prensa, carteles de ruta y material de presentación la víspera. Reserva una mesa de recepción y coloca allí una lista de inscritos, mientras los productos y equipos quedan agrupados cerca del área de demostración.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un lanzamiento de producto?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si esperas invitados externos, ponentes y demostraciones. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y deja cerrados lugar, catering y técnica durante la última semana.
¿Cuándo debo cerrar la lista de asistentes?: Fija el cierre de inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Usa esa cifra para confirmar catering, bebidas, sillas, acreditaciones, carpetas de prensa y material impreso.
¿Cuándo se prueba la presentación de un lanzamiento de producto?: Haz una prueba completa 24 horas antes, con el portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos y clic de presentación. Repite una comprobación rápida 60 minutos antes de recibir a los invitados.
¿Cuántas bebidas necesito para un lanzamiento de producto?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el evento. Confirma el número final de asistentes 3 días antes para ajustar bebidas, copas y neveras portátiles.

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