Checklist pour organiser une Journée régionale

Une Journée régionale demande de coordonner les inscriptions, l’accueil, les animations, les repas et la logistique du lieu. Commence par fixer la date et le programme, puis utilise le nombre d’inscrits pour dimensionner les tables, les chaises, les badges et les quantités à acheter. Les réservations, les autorisations et les besoins alimentaires doivent être confirmés avant la dernière semaine. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel à prévoir jusqu’à l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Estimer le nombre de participants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Vérifier les coordonnées
2 personnes
Publier le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
3 personnes
Désigner les animateurs du jeu
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du matériel
Vérifier les autorisations
Fixer la remise des clés
Vérifier les prévisions météo
Adapter le programme à la météo
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Préparer le déroulé
Inspecter le site
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Délimiter les zones de jeu
5 personnes
Répartir le matériel de jeu par terrain
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
Répartir les groupes
4 personnes
Animer le tour de jeu
12 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des en-cas
3 personnes
Changer le matériel de jeu
4 personnes
Encadrer le programme du soir
8 personnes
Maintenir le buffet à température
3 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Animer l’activité du soir
6 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
5 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler le matériel de jeu
5 personnes
Nettoyer le matériel de jeu
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 110
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Petites cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Mégaphone
Batteries rechargeablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 130
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Frisbeesqté 8
Cordes de tir à la cordeqté 2
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 12
Seaux d'eauqté 8
Épongesqté 40
Masquesqté 12
Panneaux de scoreqté 8
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 3
Ruban de signalisationqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Demande une réponse avec les coordonnées complètes et les besoins alimentaires afin d’avoir une liste fiable des participants.
Prévois un point de contrôle des inscriptions environ 7 jours avant la Journée régionale. À ce moment-là, répartis les bénévoles, désigne les animateurs du jeu et ajuste les quantités de repas et de boissons.
Confirme au plus tard la semaine précédente les réservations du matériel, la remise des clés et les autorisations nécessaires. Vérifie notamment les tentes, les tables, les chaises, les enceintes et le microphone.
Achète les produits non périssables après la clôture des inscriptions, puis récupère les produits frais la veille ou le matin même. Refroidis les boissons à l’avance et sépare les denrées des accessoires de service.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant l’événement et garde une version adaptée du programme. Prépare aussi les indications d’accès, la liste imprimée des participants, les badges et un espace d’information identifiable.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée régionale ?: Envoie les invitations environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour organiser une Journée régionale ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les deux dernières semaines servent surtout à confirmer le lieu, le matériel, les bénévoles, les autorisations et le nombre définitif de participants.
Quand confirmer le matériel pour une Journée régionale ?: Confirme les réservations au moins 7 jours avant l’événement. Vérifie aussi les quantités et l’état des tentes, tables, chaises, glacières, machines à café, rallonges et équipements audio.
Que préparer la veille d’une Journée régionale ?: La veille, récupère les produits frais, refroidis les boissons, trie les denrées non périssables et rassemble le matériel de jeu. Imprime également la liste des participants et prépare les badges pour réduire l’attente à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.