Checklist voor een goed georganiseerde regiodag
Een regiodag vraagt om meer dan een programma en een locatie. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, dieetwensen verzamelen, vrijwilligers indelen en controleren of materialen en reserveringen kloppen. Plan ook de praktische afronding: routebeschrijving, sleuteloverdracht, naamkaartjes en een actuele deelnemerslijst. Deze checklist helpt je de 83 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste planning tot het verzamelen van spelmateriaal en het koelen van dranken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
3 personen
Deelnemersaantal inschatten
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Contactgegevens controleren
2 personen
Programma publiceren
2 personen
Vrijwilligers indelen
3 personen
Spelbegeleiders aanwijzen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Reservering materialen bevestigen
Vergunningen controleren
Sleuteloverdracht afspreken
Weersverwachting controleren
Programma aanpassen aan weer
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
Techniek testen
2 personen
EHBO-materialen controleren
Draaiboek klaarleggen
Terrein inspecteren
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Inschrijfbalie klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Spelvelden uitzetten
5 personen
Spelmateriaal per veld verdelen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Eetbuffet inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
Groepen indelen
4 personen
Spelronde begeleiden
12 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussendoortjes serveren
3 personen
Spelmateriaal wisselen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
8 personen
Buffet op temperatuur houden
3 personen
Buffet serveren
5 personen
Servies verzamelen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Avondactiviteit begeleiden
6 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen
Nazorg
Afval verzamelen
5 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
5 personen
Spelmateriaal schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 4
- Informatiebalie
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 130
- Herbruikbare kommenaantal 110
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 130
- Vorkenaantal 130
- Lepelsaantal 130
- Koffielepeltjesaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Scharenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Gasbrandersaantal 4
- Gasflessenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Megaphone
- Oplaadbare accu'saantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Serveerbladenaantal 10
- Voedselcontainersaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 200
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 16
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 130
- Stiftenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Zaklampenaantal 8
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Volleybalaantal 4
- Frisbeesaantal 8
- Touwtrektouwenaantal 2
- Estafettestokkenaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Hoepelsaantal 20
- Springtouwenaantal 12
- Wateremmersaantal 8
- Sponzenaantal 40
- Blinddoekenaantal 12
- Scorebordenaantal 8
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlintenaantal 3
- Pionnenlintaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en een voorlopig deelnemersaantal eerst vast. Verstuur uitnodigingen pas daarna, zodat je programma en praktische informatie niet meerdere keren hoeft aan te passen.
- Plan een uiterste aanmelddatum en verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving. Controleer contactgegevens voordat je het definitieve programma en de routebeschrijving verstuurt.
- Bevestig locatie, materialen, vergunningen en sleuteloverdracht uiterlijk één week vooraf. Controleer daarbij of je genoeg tafels, stoelen, partytenten en informatiebaliecapaciteit hebt voor het verwachte aantal deelnemers.
- Maak een aparte indeling voor vrijwilligers en spelbegeleiders. Zet op de deelnemerslijst wie helpt, wie een spel begeleidt en wie verantwoordelijk is voor ontvangst, catering of techniek.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas het programma aan als buitenactiviteiten niet doorgaan. Test mobiele speakers, microfoon of megaphone en leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen accu's klaar.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een regiodag versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de regiodag. Geef deelnemers minimaal 2 weken om zich aan te melden, zodat je aantallen, dieetwensen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet ik het definitieve aantal deelnemers bepalen?
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de regiodag. Controleer daarna de deelnemerslijst, dieetwensen, naamkaartjes en hoeveelheden servies, eten en drinken.
- Hoe ver van tevoren moet ik de locatie en materialen bevestigen?
- Bevestig locatie, materiaalreserveringen en sleuteloverdracht uiterlijk 1 week vooraf. Controleer 2 dagen voor de regiodag nogmaals of tafels, stoelen, tenten, apparatuur en spelmateriaal beschikbaar zijn.
- Wanneer controleer ik het weer voor een regiodag?
- Doe een eerste controle 3 dagen vooraf en neem 48 uur voor de start een definitieve beslissing. Pas het programma aan en regel een alternatief voor buitenonderdelen als regen, wind of kou problemen oplevert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!