Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du fort

Une journée portes ouvertes dans un fort demande plus qu’un programme de visites. Il faut coordonner les inscriptions, les guides, les accès, la restauration et la sécurité sans gêner la circulation des visiteurs. Cette checklist de 86 tâches et 75 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières annonces au rangement final. Elle attire aussi l’attention sur les éléments souvent oubliés : autorisations, besoins alimentaires, itinéraires, éclairage et consignes aux bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer les guides
Confirmer les musiciens
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver la livraison des boissons
Réserver l’enlèvement des déchets
Réaliser le plan du fort
2 personnes
Élaborer les itinéraires de visite
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Informer les guides
Distribuer les consignes aux bénévoles
Vérifier le matériel de premiers secours
Contrôler les extincteurs
Vérifier les toilettes
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Vérifier la livraison
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Nettoyer les espaces intérieurs
3 personnes
Inspecter l'espace extérieur
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Marquer les points de visite
2 personnes
Installer la chasse au trésor
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Animer le briefing des guides
2 personnes
Donner le briefing pour la restauration
2 personnes
Dégager la voie d’accès
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer la chasse au trésor
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Présenter l’histoire
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer le programme du soir
Accompagner la prestation
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Clôturer le catering
3 personnes
Couper la musique

Suivi

Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer les salles du fort
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
Enregistrer les objets trouvés
Faire vider les conteneurs à déchets
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 3
Couverturesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Caisse à espèces
Presse-papiersqté 8
Batteries externesqté 4
Appareil photo
Rallonges à enrouleurqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Mégaphone
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feuqté 2
Talkies-walkies professionnelsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Décoration de tableqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12

Matériel de sport

Cartes de chasse au trésorqté 150
Crayonsqté 150
Kits de tamponsqté 6
Matériel de jeu historiqueqté 6
Coloriagesqté 100
Sets de crayons de couleurqté 20
Étiquettes de prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Brosses de toilettesqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 3
Bacs de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 30

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires plusieurs semaines à l’avance, puis traitez les inscriptions au fil de l’eau. Prévoyez une liste imprimée des visiteurs et des badges nominatifs pour l’accueil le jour J.
Fixez les guides et leurs horaires avant de finaliser les itinéraires. Remettez-leur un plan du fort, le programme complet et les consignes destinées aux bénévoles au moins 48 heures avant l’ouverture.
Calculez les quantités de restauration à partir du nombre d’inscrits et des besoins alimentaires recueillis. Réservez la livraison des boissons et prévoyez les pichets à café, théières, gobelets, assiettes et couverts avant la veille.
Vérifiez la signalétique sur place avant l’arrivée du public : panneaux d’information, itinéraires imprimés et éclairage des zones sombres. Testez aussi les haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises quelques heures avant l’ouverture.
Ne repoussez pas les contrôles de sécurité au dernier moment. Vérifiez les autorisations, les extincteurs, le matériel de premiers secours et les toilettes, puis consultez les prévisions météo pour adapter les tentes, couvertures et lampes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance préparer une journée portes ouvertes du fort ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de publier les horaires, gérer les inscriptions, confirmer les guides et musiciens, vérifier les autorisations et réserver les livraisons.
Quand faut-il confirmer les guides pour les visites du fort ?: Confirmez les guides au plus tard 3 semaines avant l’événement, puis envoyez le plan, les itinéraires et les horaires définitifs 48 heures avant l’ouverture. Gardez une personne remplaçante pour chaque créneau important.
Comment calculer la restauration pour une journée portes ouvertes ?: Basez les quantités sur le nombre d’inscrits, en ajoutant une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs supplémentaires. Recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant afin d’adapter les achats et le service.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes du fort ?: La veille, contrôlez les toilettes, les extincteurs, le matériel de premiers secours, les panneaux, les badges et la liste des visiteurs. Vérifiez aussi les prévisions météo et récupérez les courses afin que les boissons et le matériel soient disponibles dès l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.