Checklist voor een goed georganiseerde fort open dag
Een fort open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen deuren openen en rondleidingen plannen. Je regelt bezoekersstromen door het fort, meerdere routes, vrijwilligers, catering, techniek en veiligheidscontroles. Begin met datum, openingstijden, vergunningen en het programma; werk daarna toe naar aanmeldingen, materialen en briefing. In de laatste week controleer je vooral het weer, de bewegwijzering, toiletten, EHBO en de praktische uitvoering op locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aanmelden
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleiders vastleggen
Muzikanten bevestigen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Dranklevering reserveren
Afvalinzameling reserveren
Plattegrond van het fort maken
2 personen
Rondleidingsroutes uitwerken
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Informatiepanelen controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Weersverwachting controleren
Bezoekerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routebordjes afdrukken
Rondleiders informeren
Vrijwilligersinstructies uitdelen
EHBO-materiaal controleren
Brandblussers controleren
Toiletten controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Levering controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Binnenruimtes schoonmaken
3 personen
Buitenterrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Rondleidingspunten markeren
2 personen
Speurtocht klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Briefing voor rondleiders geven
2 personen
Briefing voor catering geven
2 personen
Toegangsroute vrijmaken
2 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Speurtocht begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Informatie over historie geven
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Verlichting inschakelen
Avondprogramma aankondigen
Optreden begeleiden
2 personen
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Catering afsluiten
3 personen
Muziek uitschakelen
Nazorg
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Fortzalen schoonmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
Gevonden voorwerpen registreren
Afvalcontainers laten legen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 6
- Biertafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 3
- Kleedjesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Kommetjesaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 100
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerlepelsaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadbare lampenaantal 12
- Kassa
- Pinapparaat
- Contantgeldkistje
- Klembordenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Fotocamera
- Kabelhaspelsaantal 4
- Handportofoonsaantal 8
- Zaklampenaantal 8
- Megafon
- EHBO-koffer
- Brandblusdekenaantal 2
- Zakelijke portofoonsaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 10
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Nederlandse vlaggenaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
Sportmateriaal
- Speurtochtkaartenaantal 150
- Potlodenaantal 150
- Stempelsetsaantal 6
- Historische spelmaterialenaantal 6
- Kleurplatenaantal 100
- Kleurpotlodensetsaantal 20
- Prijslintjesaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Keukenbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Koelelementenaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg rondleidingsroutes en starttijden uiterlijk twee weken vooraf vast. Zo kun je het aantal rondleiders afstemmen op de bezoekers en voorkom je opstoppingen bij smalle doorgangen.
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bereken catering en drank apart voor bezoekers, vrijwilligers en rondleiders. Reserveer de dranklevering niet pas op de laatste dagen.
- Maak naast de plattegrond ook routebordjes voor kruisingen, toiletten, catering en de uitgang. Hang ze vóór opening op en loop de volledige route eenmaal als bezoeker na.
- Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk één dag vooraf. Deel per persoon de route, taak, verzameltijd en calamiteiteninformatie uit; wijs ook iemand aan voor vragen bij de ingang.
- Controleer bij slecht weer niet alleen partytenten, maar ook stroom, verlichting en kabels. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig vast en zorg dat bezoekers nergens over kunnen struikelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fort open dag organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen, rondleiders en het programma. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en rond praktische controles in de laatste week af.
- Hoeveel rondleiders heb ik nodig voor een fort open dag?
- Plan per gelijktijdige rondleiding minimaal één rondleider en voeg bij grotere groepen een begeleider toe. Houd daarnaast één reservepersoon beschikbaar voor pauzes, ziekte of een onverwacht drukke starttijd.
- Wanneer moet ik de bezoekerslijst en naambadges maken?
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de lijst enkele dagen voor de open dag af. Print de bezoekerslijst en maak de naambadges uiterlijk de dag ervoor, zodat wijzigingen bij de ingang snel kunnen worden verwerkt.
- Wat moet ik de dag voor een fort open dag controleren?
- Controleer de weersverwachting, routebordjes, informatiepanelen, toiletten, EHBO-materiaal, brandblussers en alle techniek. Zet ook de vrijwilligersinstructies klaar en haal boodschappen of andere benodigdheden op voordat het team start.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!