Journée paintball : la checklist pour tout organiser
Une journée paintball demande plus qu’une réservation de terrain. Il faut confirmer les participants, prévoir les équipes, organiser le transport et anticiper les repas selon les besoins alimentaires. Le matériel de jeu, les protections et l’accueil doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe. Cette checklist vous guide dans l’ordre, des premières décisions jusqu’à l’installation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Déterminer la date et les participants
2 personnes
Réserver le terrain de paintball
Finaliser les accords de restauration
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager le transport et l’itinéraire
Mettre à jour la liste des participants
Répartir provisoirement les équipes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Fixer le matériel de paintball
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Portionner les snacks
2 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Mettre les portions végétariennes de côté
2 personnes
Charger le matériel de transport
3 personnes
Vérifier le lieu et l’itinéraire
Installer le site et le comptoir d’accueil
3 personnes
Préparer le matériel de paintball
3 personnes
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Répartir définitivement les équipes
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Distribuer les vêtements de protection
3 personnes
Vérifier les masques et les marqueurs
3 personnes
Encadrer la première partie de paintball
3 personnes
Prévoir une courte pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième round de paintball
3 personnes
Réapprovisionner le matériel de paintball
2 personnes
Encadrer la troisième manche de paintball
3 personnes
Récupérer les vêtements de protection
3 personnes
Faire laver les mains
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les prix et les remerciements
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Ranger la vaisselle et la cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Compter et emballer le matériel
3 personnes
Retourner le matériel de paintball
2 personnes
Nettoyer le matériel réutilisable
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 36
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 4
Matériel de sport
- Marqueurs de paintballqté 30
- Masques de paintballqté 30
- Combinaisons de protectionqté 30
- Protège-poitrineqté 30
- Gantsqté 30
- Bouteilles d’airqté 30
- Paintballsqté 3000
- Rubans d’équipeqté 40
- Cônesqté 20
- Siffletsqté 3
- Lunettes de rechangeqté 4
- Serviettesqté 30
- Ponchos de pluieqté 35
- Crème solaireqté 4
- Spray anti-insectesqté 3
- Pains de glaceqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
- Ciseauxqté 3
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pincesqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Batteries externesqté 3
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Drapeaux d’équipeqté 6
- Badges nominatifsqté 35
- Stylosqté 12
- Panneaux de sécuritéqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le terrain dès que la date et le nombre de participants sont assez précis : transmettez ensuite les horaires, l’itinéraire et les consignes pratiques dans une seule invitation.
- Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis mettez les portions végétariennes et les repas spécifiques à part avant de charger les glacières.
- Répartissez provisoirement les équipes quelques jours avant la partie, tout en gardant une marge pour les désistements et les nouvelles inscriptions.
- Vérifiez la météo la veille et prévoyez des ponchos, de la crème solaire, du spray anti-insectes et des pains de glace selon les conditions annoncées.
- Installez le comptoir d’accueil au moins 30 minutes avant l’heure de rendez-vous : gardez la liste à jour, les consignes de sécurité et les rubans d’équipe au même endroit.
Questions fréquentes
- Quand réserver un terrain de paintball pour une journée ?
- Réservez idéalement 4 à 8 semaines avant la date prévue, surtout si le groupe compte plus de 10 personnes. Confirmez le nombre final et les horaires avec le terrain quelques jours avant.
- Combien de temps prévoir pour organiser une journée paintball ?
- Comptez environ 3 à 6 semaines pour gérer les inscriptions, la restauration, le transport et le matériel. La veille, prévoyez encore 1 à 2 heures pour les courses, les portions et le chargement.
- Que faut-il prévoir pour manger après le paintball ?
- Prévoyez les sandwichs, les snacks et les boissons en fonction du nombre confirmé, avec une marge de 10 %. Refroidissez les boissons le jour précédent et séparez les portions végétariennes avant le départ.
- Quand confirmer les participants à une journée paintball ?
- Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu, puis envoyez l’itinéraire et les informations de transport après la confirmation finale.
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