Checklist pour organiser une journée frères et sœurs

Une journée frères et sœurs demande plus qu’une date et quelques jeux. Il faut cadrer le programme, confirmer les participants, répartir les équipes et anticiper les besoins alimentaires avant d’acheter et de préparer les repas. Le jour venu, l’installation des tables, des tentes, des zones d’activités et du point d’information doit être terminée avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 60 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être réalisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
Créer les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Imprimer la liste des participants
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Mettre les portions végétariennes de côté
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les zones d'activités
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
4 personnes
Aménager l’espace photo
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Faire une ronde de sécurité
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les kits de bienvenue
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Animer le jeu de présentation
3 personnes
Encadrer les jeux d'équipe
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
Encadrer les activités de jeu libre
4 personnes
Prendre des photos
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Expliquer le jeu du soir
2 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Rappeler pour les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 48
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 55
Bols réutilisablesqté 55
Gobelets réutilisablesqté 70
Couteauxqté 55
Fourchettesqté 55
Cuillèresqté 55
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Cordeqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Balles souplesqté 8
Frisbeesqté 6
Cerceauxqté 8
Cônesqté 24
Cordes à sauterqté 8
Gobelets d’eau pour les jeuxqté 20
Craie de trottoirqté 12
Corde de tir à la corde
Masquesqté 10
Puzzlesqté 6
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 8
Sachets de prixqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations : les activités prévues déterminent les espaces, les tables et le matériel nécessaires.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifie-les une deuxième fois avant les courses. Mets les portions végétariennes de côté au moment du dressage pour éviter les erreurs au service.
Prévois un rappel quelques jours avant la journée et imprime la liste des participants le matin même. Elle sert aussi à répartir les équipes et à suivre les arrivées.
Refroidis les boissons au plus tard la veille et utilise des glacières pour maintenir une réserve disponible pendant les activités. Garde les carafes d’eau accessibles dès l’accueil.
Installe les tentes, les tables, les chaises, l’éclairage et les zones de jeux avant le début du programme. Teste les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée frères et sœurs ?: Commence au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une journée frères et sœurs ?: Envoie-les 3 à 4 semaines à l’avance, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi établir les équipes, ajuster les quantités et préparer les repas sans estimation de dernière minute.
Quand faire les courses et préparer le repas ?: Achète les produits non périssables 2 à 3 jours avant, puis les produits frais la veille ou le matin même. Prépare les en-cas à l’avance et termine le dîner avant l’installation finale des tables et du buffet.
Quand installer les tables et les activités ?: Prévois l’installation complète 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Les zones d’activités, les tentes, l’éclairage, la musique et le stand d’information doivent être vérifiés avant l’accueil.

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