Journée en famille : la checklist pour ne rien oublier

Une journée en famille demande plus que des invitations et un repas. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les activités, les réservations et le matériel avant le jour venu. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à passer de la préparation à l’installation sans courir après les dernières fournitures. Prévoyez aussi un responsable pour l’accueil, le buffet, les jeux et le rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Choisir les éléments du jeu
2 personnes
Former les équipes
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Définir le nombre final d’invités
Appeler les fournisseurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les courses non périssables
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le barbecue
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Installer les aires de compétition
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer les jeux d'équipe
4 personnes
Suivre les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
Fournir la musique
Assurer la remise des prix
2 personnes
Animer les activités familiales libres
3 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Distribuer les restes
2 personnes
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Matériel de cuisineqté 2
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Barbecuesqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12
Pains de glaceqté 20

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Étiquettes de prixqté 30

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Balles de tennisqté 20
Cônesqté 30
Cerceauxqté 10
Cordes à sauterqté 10
Balles d'eauqté 200
Masquesqté 10
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 4
Mètres rubansqté 2
Craieqté 4
Cartes de jeuqté 4
Course en sacqté 12
Corde de tir à la corde

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, puis envoyez les invitations dès que ces deux éléments sont confirmés. Fermez les inscriptions quelques jours avant la journée afin de connaître le nombre final d’invités.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Utilisez le nombre définitif pour ajuster les achats, les salades, les sandwichs, les en-cas et les quantités à griller.
Préparez le programme et les équipes avant l’arrivée des familles. Prévoyez au moins une personne pour l’accueil à la table d’inscription et une autre pour surveiller le déroulement des jeux.
Vérifiez la météo avant de confirmer l’installation extérieure. Si des tentes sont prévues, contrôlez leur emplacement, les tables, les chaises et les poubelles avant de monter le buffet.
Refroidissez les boissons à l’avance et préparez séparément le matériel du repas : vaisselle réutilisable, glacières, pains de glace, ustensiles de service et matériel de barbecue. Le jour même, ouvrez le lieu et contrôlez le site avant de sortir les aliments.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la journée. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement pour pouvoir ajuster les achats et le programme.
Quand arrêter les inscriptions pour une journée en famille ?: Arrêtez les inscriptions 5 à 7 jours avant la journée. Ce délai permet de définir le nombre final d’invités, de recueillir les dernières informations alimentaires et de confirmer les réservations ou livraisons.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée en famille ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour contrôler le site, monter les tentes, placer les tables et installer le buffet. Ajoutez du temps si le barbecue ou plusieurs espaces d’activité doivent être préparés.
Quand préparer la nourriture pour une journée en famille ?: Lavez les fruits et légumes et préparez les salades, sandwichs et en-cas le jour même ou la veille selon leur conservation. Refroidissez les boissons au moins 6 heures à l’avance et gardez les aliments sensibles au frais jusqu’au service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.