Checklist para organizar un Día familiar sin olvidos

Un Día familiar necesita más coordinación de la que parece: hay que cerrar la fecha y el lugar, controlar las inscripciones, organizar los equipos y prever la comida. También conviene dejar margen para confirmar proveedores, entregas y el pronóstico del tiempo. Esta checklist reúne las tareas y el material del plan para que sepas qué preparar primero y qué revisar antes de abrir el recinto. Úsala como guía desde las primeras reservas hasta el montaje de las carpas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Elegir componentes del juego
2 personas
Formar equipos
2 personas
Hacer reservas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Determinar el número definitivo de invitados
Llamar a los proveedores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la barbacoa
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el material del juego
3 personas
Marcar los campos de competición
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Coordinar juegos de equipo
4 personas
Llevar el control de los resultados
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar platos de barbacoa
4 personas
Servir la barbacoa
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer platos y cubiertos
2 personas
Proporcionar la música
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Guiar las actividades familiares libres
3 personas
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Secar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Repartir la comida sobrante
2 personas
Comprobar facturas y depósito

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Utensilios de cocinacant. 2
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Barbacoascant. 2
Pinzas para barbacoacant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 10
Pegatinas con nombrecant. 100
Rotuladorescant. 12
Guirnaldascant. 6
Etiquetas de preciocant. 30

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Bateríascant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Voleibolcant. 2
Pelotas de teniscant. 20
Conoscant. 30
Aroscant. 10
Cuerdas para saltarcant. 10
Globos de aguacant. 200
Antifacescant. 10
Marcadorescant. 4
Silbatoscant. 4
Cintas métricascant. 2
Tizacant. 4
Cartas de juegocant. 4
Carrera de sacoscant. 12
Cuerda para tira y afloja

Limpieza

Bolsas de basuracant. 100
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Toallas de papelcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las reservas antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y poder formar equipos con datos reales.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día del evento. Cuando falten 7 días, determina el número definitivo de invitados y ajusta las compras y las raciones.
Separa la compra en dos momentos: los productos no perecederos pueden prepararse con antelación, mientras que frutas, verduras, ensaladas, sándwiches y aperitivos deben organizarse cerca del evento.
Confirma proveedores y entregas 3 días antes, y comprueba el pronóstico del tiempo de nuevo 24 horas antes. Si habrá carpas, mesas de buffet o barbacoas, verifica también el espacio disponible en el recinto.
Prepara una zona de inscripción con mesa y sillas, y coloca cerca papeleras, vajilla reutilizable y utensilios de servicio. En la zona de comida, revisa neveras portátiles, acumuladores de frío, termos y pinzas para barbacoa antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, las reservas y las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, confirmar proveedores y comprar los productos frescos.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Fija el cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes del Día familiar. Así tendrás tiempo para determinar el número definitivo, formar equipos y ajustar comida, sillas, vasos y mesas.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para un Día familiar?: Calcula las cantidades a partir del número definitivo de invitados y separa las necesidades de aperitivos, ensaladas, sándwiches y barbacoa. Para las bebidas, prevé 2 o 3 por persona durante la primera hora y enfría una parte el día anterior.
¿Cuándo se monta el lugar del Día familiar?: Abre e inspecciona el recinto el mismo día con al menos 2 horas de margen. Monta primero las carpas, mesas, sillas y mesas de buffet; después coloca la zona de inscripción, la comida y el material de servicio.

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