Journée en famille : la checklist pour tout préparer

Une journée en famille se prépare plus facilement quand les décisions arrivent dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis suivez les inscriptions avant de fixer le nombre final d’invités. Le repas, les activités des enfants, le mobilier et la vaisselle demandent ensuite des vérifications séparées. Cette checklist vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, livraisons, badges, boissons à refroidir et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Composer le menu
2 personnes
Définir les options végétariennes
2 personnes
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Établir le programme des jeux
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer une liste de contacts
Envoyer le programme aux invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de produits non périssables
2 personnes
Libérer la chambre froide
2 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les sauces
2 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Mariner la viande
2 personnes
Étiqueter séparément les allergènes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Balisage des zones de jeu
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel d’activité
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Mettre les plats à température
3 personnes
Disposer les plats du buffet
3 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
4 personnes
Animer les jeux traditionnels
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
S’occuper du barbecue
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Animer l’activité du soir
3 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes alimentaires
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Faire le tour du lieu
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Parasolsqté 3
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 80
Petits bolsqté 70
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 30
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux en aluminiumqté 12
Bacs de conservationqté 12
Couverts de serviceqté 12
Gants de cuisineqté 4
Torchonsqté 12
Glacièresqté 4

Équipement

Barbecueqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Guirlande de fanionsqté 4
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 80
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 3
Panneaux indicateursqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 4
Balles rebondissantesqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Balles d'eauqté 200
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 6
Corde de tir à la corde

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Supports pour serviettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités après la clôture des inscriptions, puis vérifiez séparément les besoins alimentaires et les options végétariennes avant de composer le menu.
Envoyez le programme aux invités quelques jours avant la journée, avec les horaires, les activités pour enfants et les informations pratiques du lieu.
Vérifiez les réservations et les livraisons au moins 48 heures à l’avance. Comptez les tables, chaises, tentes, parasols et tables de buffet dès leur réception.
Préparez les badges nominatifs avant l’arrivée des invités et créez une liste de contacts facilement accessible aux bénévoles le jour même.
La veille, refroidissez les boissons, lavez les légumes et préparez les sauces. Contrôlez aussi les glacières, les plats de service, les thermos et les bacs de conservation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de finaliser le menu, les achats et la répartition des bénévoles.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée en famille ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions et les réservations. Commencez les vérifications concrètes 7 jours avant, puis gardez la veille pour les courses fraîches et la préparation du repas.
Quand confirmer le nombre d’invités ?: Confirmez-le dès que la date limite d’inscription est passée, généralement 7 jours avant la journée. Utilisez ce chiffre pour ajuster les quantités du menu, la vaisselle, les places assises et les activités.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée en famille ?: Contrôlez les livraisons, la liste des courses, le stock de produits non périssables et le matériel de jeu. Refroidissez les boissons, préparez les sauces et vérifiez que les bénévoles connaissent leur rôle avant le jour prévu.

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