Checklist para organizar un Día familiar

Un Día familiar reúne a personas de distintas edades, así que la organización debe cubrir tanto la comida como los juegos, las zonas de descanso y la logística. Empieza confirmando la fecha y el lugar, y cierra pronto el número de asistentes. Después podrás ajustar el menú, las opciones vegetarianas, el programa infantil, el mobiliario y las compras. Esta checklist te ayuda a avanzar por orden y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Elaborar el menú
2 personas
Definir opciones vegetarianas
2 personas
Elegir actividades infantiles
2 personas
Elaborar el programa de juegos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar las entregas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear una lista de contactos
Enviar el programa a los invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de productos no perecederos
2 personas
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar las verduras
2 personas
Preparar las salsas
2 personas
Porcionar postres
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Marinar la carne
2 personas
Etiquetar alérgenos por separado

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Marcar las zonas de juego
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la música
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Preparar la cubertería
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar el material de actividades
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Poner los platos a temperatura
3 personas
Disponer los platos del bufé
3 personas
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar los juegos infantiles
4 personas
Acompañar juegos populares
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Atender la barbacoa
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Servir el postre
2 personas
Coordinar la actividad nocturna
3 personas
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Empaquetar las sobras de comida
2 personas
Separar residuos
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Revisar el lugar
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 12
Sombrillascant. 3
Taburetescant. 8

Vajilla

Platoscant. 80
Cuencoscant. 70
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Tazascant. 30
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 6
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejas de aluminiocant. 12
Bandejas de almacenamientocant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Guantes de hornocant. 4
Paños de cocinacant. 12
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Barbacoacant. 2
Pinzas de barbacoacant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 3

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Guirnalda de banderinescant. 4
Decoración de mesacant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 3
Carteles direccionalescant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Voleibolcant. 2
Frisbeescant. 4
Pelotas saltarinascant. 4
Cuerdas para saltarcant. 6
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Globos de aguacant. 200
Cartas de juegocant. 4
Juegos de mesacant. 6
Cuerda para tira y afloja

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Farolescant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Papeleracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Portatoallascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el número definitivo de invitados al menos 7 días antes. Usa ese dato para calcular el menú, las opciones vegetarianas, los vasos, platos y cubiertos, y pregunta también por alergias o preferencias dietéticas.
Envía las invitaciones con la fecha, la ubicación, la hora límite para inscribirse y la información básica del programa. Deja entre 10 y 14 días para recibir respuestas y poder asignar voluntarios.
Prepara actividades para varias edades y coloca el programa de juegos en un lugar visible. Ten listas las tarjetas de nombre y clasifica el material de juego el día anterior, no cuando lleguen las familias.
Comprueba con 48 horas de antelación las entregas, las reservas y el mobiliario: carpas, mesas, sillas, sombrillas y mesas de buffet. Si el evento es al aire libre, confirma también dónde se colocará cada zona.
Haz la compra final entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas con tiempo. El día anterior despeja espacio en las neveras portátiles y prepara salsas, verduras lavadas y bandejas de almacenamiento para no bloquear la cocina durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un Día familiar?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Fija una fecha límite de respuesta 10 o 14 días antes del evento para confirmar asistentes, dietas y necesidades de organización.
¿Cuándo hay que cerrar la lista definitiva de invitados?: Cierra el número definitivo unos 7 días antes. Así tendrás tiempo para ajustar el menú, comprar vajilla y calcular mesas, sillas, bebidas y actividades.
¿Qué preparar el día anterior a un Día familiar?: El día anterior clasifica el material de juego, escribe las tarjetas de nombre, despeja la zona de refrigeración y prepara las salsas y verduras lavadas. También conviene enfriar las bebidas y comprobar las entregas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un Día familiar?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10 a 15 invitados para cubrir recepción, juegos, comida y consultas. Confirma sus turnos al menos 3 días antes y comparte una lista de contactos.

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