Journée du vélo au travail : la checklist complète
Une Journée du vélo au travail demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos. Il faut cadrer les inscriptions, prévoir l’accueil, sécuriser le parcours et préparer un point de réparation vraiment utilisable. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, depuis la confirmation de la date jusqu’à l’enregistrement des participants. Elle vous aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, météo, branchements électriques, balisage et briefing des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date de l'événement
Définir le public cible des participants
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Vérifier les prévisions météo
Vérifier l’itinéraire vélo
2 personnes
Imprimer la carte d'itinéraire
Confirmer les réservations
Faire les courses
2 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de réparation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les étiquettes de vélo
2 personnes
Accompagner le parking à vélos
2 personnes
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
Assurer l’accompagnement de l’itinéraire
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Remercier les participants
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Effectuer le contrôle final des vélos
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel
3 personnes
Dégager le parking à vélos
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Tentes de réceptionqté 2
- Barières pliantesqté 2
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Matériel de sport
- Pompes à véloqté 3
- Démonte-pneusqté 6
- Jeux de clés Allenqté 3
- Kits d’outils pour véloqté 2
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Supports à vélosqté 6
- Étiquettes pour véloqté 100
- Flèches de directionqté 30
- Ruban de balisageqté 4
- Gilets de sécuritéqté 12
- Casques de véloqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux de directionqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Thermosqté 4
- Pichets de serviceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Trousse de premiers secours
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le public au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Le formulaire d’inscription doit permettre de recueillir les besoins alimentaires et les informations utiles à l’accueil.
- Vérifiez l’itinéraire vélo et la météo 48 à 72 heures avant le départ. Imprimez la carte et prévoyez des flèches de direction visibles, car les participants ne suivront pas forcément le groupe au même rythme.
- Réservez un espace distinct pour le parking à vélos et le point de réparation. Installez les supports à vélos, les pompes, les démonte-pneus, les clés Allen et les chambres à air de rechange avant l’arrivée du premier participant.
- Testez les bouilloires, machines à café, rallonges et multiprises la veille. Préparez le café, le thé, les boissons fraîches et les en-cas en tenant compte des besoins alimentaires signalés dans les inscriptions.
- Organisez l’installation avec un briefing court des bénévoles, idéalement 30 minutes avant l’accueil. Répartissez clairement l’inscription, l’orientation, le contrôle de sécurité et l’assistance au point de réparation.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une Journée du vélo au travail ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le formulaire d’inscription. Prévoyez un rappel 5 à 7 jours avant l’événement afin de limiter les désistements et de confirmer les besoins alimentaires.
- Quand vérifier la météo et l’itinéraire vélo ?
- Faites une première vérification environ une semaine avant, puis une dernière 48 à 72 heures avant. Cette seconde vérification permet d’adapter le parcours, le balisage et l’organisation des tentes si nécessaire.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la Journée du vélo ?
- Comptez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour acheminer le matériel, installer les tables, les chaises, le parking à vélos et le point de réparation. Ajoutez 30 minutes pour le briefing des bénévoles et le contrôle de sécurité.
- Que faut-il préparer pour un point de réparation vélo ?
- Prévoyez au minimum une pompe, des démonte-pneus, un jeu de clés Allen, un kit d’outils et des chambres à air de rechange. Installez tout sur une table clairement signalée avant l’ouverture, avec un bénévole chargé d’orienter les participants.
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