Checklist pour organiser une journée du personnel au camping

Une journée du personnel au camping demande plus de préparation qu’un simple repas d’équipe : il faut gérer les emplacements, le couchage, les repas et l’installation sur place. Commencez par confirmer la date, le lieu et les besoins alimentaires, puis finalisez les inscriptions avant de commander les courses. La veille, rassemblez le matériel et vérifiez la météo. Le jour même, prévoyez une équipe dédiée au montage, à la cuisine, aux activités et au rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver les emplacements de camping
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Marquer les emplacements des tentes
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Monter les tentes de couchage
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Tester le matériel sonore
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les plats du barbecue
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les jeux de l’après-midi
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
Servir les collations de l'après-midi
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Griller les plats de barbecue
4 personnes
Servir le buffet barbecue
3 personnes
Animer le jeu du soir
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter les tentes de couchage
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Bancs de brasserieqté 4
Tables de buffetqté 2

Camping

Tentes de couchageqté 10
Matelas de couchageqté 30
Chaises de campingqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 45
Bols réutilisablesqté 45
Gobelets réutilisablesqté 60
Couvertsqté 45
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de barbecueqté 4
Cuillères de serviceqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portables
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de campingqté 8

Matériel de sport

Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 2
Frisbeesqté 3
Sets de badmintonqté 2
Jeux de pétanqueqté 2
Cônes de signalisationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Balais à mainqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les emplacements au moins 6 à 8 semaines à l’avance, surtout si plusieurs tentes de couchage et tentes de réception sont nécessaires. Demandez en même temps les besoins alimentaires de chaque participant.
Envoyez le programme 7 jours avant l’événement avec l’heure d’arrivée, les activités, le repas au barbecue, les consignes de couchage et ce que chacun doit éventuellement apporter.
Faites les courses 1 à 2 jours avant la journée : achetez les produits secs et les boissons en avance, puis récupérez les produits frais le jour précédent pour éviter de les stocker trop longtemps.
Prévoyez au moins 2 personnes pour installer les tables, les bancs, l’éclairage et les tentes de réception, et une autre personne pour tester les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du groupe.
Installez le barbecue sur une surface stable, éloignée des tentes et des passages. Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le repas et préparez les plats du barbecue par fournées pour éviter l’attente.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée du personnel au camping ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver les emplacements, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de prévoir le couchage pour tout le groupe.
Quand envoyer les invitations pour une journée du personnel au camping ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse fixée environ 2 semaines avant. Vous pourrez ainsi mettre à jour la liste des participants et adapter les achats.
Quand vérifier la météo pour une journée du personnel au camping ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière la veille. Si la pluie ou le vent sont annoncés, adaptez l’installation des tentes, l’éclairage et les activités de plein air.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le camping ?: Comptez 2 à 3 heures avec une équipe de 4 à 6 personnes pour marquer les emplacements, monter les tentes, installer les tables, les sièges, l’éclairage et le matériel de jeu. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et sécuriser le barbecue.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.