Journée des voisins : la checklist pour ne rien oublier

Une Journée des voisins réussie se prépare dans le bon ordre : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les inscriptions, le programme et la logistique. Cette checklist vous aide à coordonner les habitants, les bénévoles, les tables, les tentes et le repas sans attendre la dernière minute. Vous trouverez aussi les vérifications à faire la semaine précédente, notamment pour la météo, les livraisons et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le site en rue
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire une réservation pour un lieu de quartier
Réserver des tentes de réception
Réserver des tables et des chaises
Composer le programme des activités
2 personnes
Inviter les riverains
3 personnes
Distribuer les flyers
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Confirmer les délais de livraison
Vérifier les prévisions météo
Préparer l’espace intérieur
3 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les affiches du programme
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Couper les légumes
3 personnes
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
Installer la table des cadeaux
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier le matériel par activité
3 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Aménager les tables d'activités
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Afficher le programme bien en vue
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer les jeux
3 personnes
Animer la table créative
2 personnes
Animer la promenade de quartier
2 personnes
Animer le tour de présentation
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les plats chauds
4 personnes
Mettre les repas spéciaux à part
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Fournir la musique
Vérifier l'éclairage
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le matériel audio
Retirer la décoration
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 70
Table de buffetqté 3
Tabouret de barqté 6
Nappeqté 10
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiette de dînerqté 75
Assiette à dessertqté 75
Verre à boissonqté 100
Tasse à caféqté 50
Cuillère à caféqté 50
Fourchetteqté 80
Couteauqté 80
Cuillèreqté 50
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Loucheqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladierqté 5
Glacièreqté 4
Accumulateur de froidqté 12
Papier aluminiumqté 3
Boîte hermétiqueqté 12
Gants de cuisineqté 2
Pince de cuisineqté 4

Équipement

Enceinte portableqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 3
Microphone
Batterie externeqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 4
Lampe LEDqté 8
Lampe de pocheqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Composition floraleqté 6
Badge nominatifqté 80
Crochet pour vêtementsqté 20
Affiche du programmeqté 6

Matériel de sport

Footballqté 2
Jeu de kubb
Set de lancer d’anneaux
Corde à sauterqté 4
Tapis de jeu extérieurqté 2
Craie de trottoirqté 6
Jeu de sociétéqté 8
Crayons de couleurqté 12
Livre de coloriageqté 10
Feutreqté 24
Papier de bricolageqté 100

Nettoyage

Poubelleqté 6
Seauqté 3
Gant de nettoyageqté 6
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Pince à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier si l’occupation de la rue ou du lieu nécessite une autorisation. Faites cette démarche dès que la date est fixée, car un accord tardif peut remettre en cause les tentes, les tables et le programme.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines avant la rencontre et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant de finaliser les quantités et les achats.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions, plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez notamment des personnes pour l’installation, l’accueil, le buffet, les activités et le rangement.
Confirmez les délais de livraison du mobilier et des tentes quelques jours avant l’événement. Comptez les tables, les chaises, la vaisselle et les contenants avant l’installation, car les oublis sont difficiles à corriger une fois les invités arrivés.
Consultez les prévisions météo à J-7 puis à J-2. Préparez l’espace intérieur, les produits frais dans une glacière avec des accumulateurs de froid et les éléments du buffet à l’avance pour pouvoir vous adapter rapidement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée des voisins ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Fixez d’abord le lieu, le programme prévisionnel et les autorisations, puis lancez les invitations et les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il inviter les voisins ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la Journée des voisins. Faites une relance environ 10 jours avant, avec le programme, les horaires et les informations pratiques.
Quand acheter la nourriture pour une Journée des voisins ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille ou le jour même. Réfrigérez-les dès leur arrivée et préparez les légumes, sauces et dips au plus près du repas.
Quand vérifier la météo pour la Journée des voisins ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une confirmation 48 heures avant. À ce moment-là, décidez si l’espace intérieur suffit ou si les tentes et le mobilier extérieur restent nécessaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.