LizztLIZZT

Burendag organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een geslaagde Burendag begint niet op de dag zelf, maar enkele weken eerder. Leg eerst datum, programma en locatie vast en controleer daarna vergunningen, reserveringen en de beschikbare binnenruimte. Open op tijd het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligersdiensten in. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen, voorbereiden en een plan voor regen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt voor een straatgerichte Burendag met activiteiten, hapjes en een gezamenlijke tafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Straatlocatie controleren

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Reservering buurtlocatie maken

  • Partytenten reserveren

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Activiteitenprogramma samenstellen

    2 personen

  • Buurtbewoners uitnodigen

    3 personen

  • Flyers verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligersdiensten indelen

    2 personen

  • Programma aan deelnemers sturen

  • Leveringstijden bevestigen

  • Weersverwachting controleren

  • Binnenruimte voorbereiden

    3 personen

  • Activiteitenmateriaal controleren

    2 personen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Programmaposters printen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Verse producten koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Groenten snijden

    3 personen

  • Sausjes en dips maken

    2 personen

  • Cadeautafel klaarzetten

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Materialen per activiteit sorteren

    3 personen

  • Terrein vrijmaken

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Buffettafels opstellen

    3 personen

  • Servies en bestek klaarleggen

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Hapjes op schalen leggen

    3 personen

  • Activiteitentafels inrichten

    4 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Muziek aansluiten

    2 personen

  • Aanmeldtafel klaarzetten

    2 personen

  • Programma zichtbaar ophangen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Veilige looproutes controleren

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Kinderactiviteiten begeleiden

    4 personen

  • Spelletjes begeleiden

    3 personen

  • Creatieve tafel begeleiden

    2 personen

  • Buurtwandeling begeleiden

    2 personen

  • Kennismakingsronde begeleiden

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Warme gerechten serveren

    4 personen

  • Dieetmaaltijden apart houden

  • Servies afruimen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Muziek verzorgen

  • Verlichting controleren

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Eten en dranken veilig opbergen

    3 personen

  • Muziekapparatuur uitschakelen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen afruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    4 personen

  • Keuken schoonmaken

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Terrein schoonvegen

    3 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven eten verdelen

    2 personen

  • Locatie schoon opleveren

    3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentaantal 2
  • Klaptafelaantal 8
  • Klapstoelaantal 70
  • Buffettafelaantal 3
  • Barkrukaantal 6
  • Tafelkleedaantal 10
  • Kledingrek

Servies

  • Dinerbordaantal 75
  • Dessertbordaantal 75
  • Drinkglasaantal 100
  • Koffiekopaantal 50
  • Koffielepelaantal 50
  • Vorkaantal 80
  • Mesaantal 80
  • Lepelaantal 50
  • Serveerschaalaantal 12
  • Serveertangaantal 8
  • Soeplepelaantal 3

Keuken

  • Thermoskanaantal 6
  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokeraantal 2
  • Snijplankaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Mengkomaantal 5
  • Koelboxaantal 4
  • Koelelementaantal 12
  • Aluminiumfolieaantal 3
  • Vershoudbakaantal 12
  • Ovenwantenaantal 2
  • Keukentangaantal 4

Apparatuur

  • Draagbare speakeraantal 2
  • Verlengkabelaantal 4
  • Stekkerdoosaantal 3
  • Microfoon
  • Powerbankaantal 2

Verlichting

  • Lichtsnoeraantal 4
  • Ledlampaantal 8
  • Zaklampaantal 4

Decoratie

  • Vlaggenlijnaantal 6
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenpompaantal 2
  • Bloemstukaantal 6
  • Naamkaartjeaantal 80
  • Kledinghaakaantal 20
  • Programmaposteraantal 6

Sportmateriaal

  • Voetbalaantal 2
  • Kubbspel
  • Ringwerpset
  • Springtouwaantal 4
  • Buitenspelkleedaantal 2
  • Stoepkrijtaantal 6
  • Bordspelaantal 8
  • Kleurpotlodenaantal 12
  • Kleurboekaantal 10
  • Viltstiftaantal 24
  • Knutselpapieraantal 100

Schoonmaak

  • Afvalbakaantal 6
  • Emmeraantal 3
  • Schoonmaakhandschoenaantal 6
  • Bezemaantal 3
  • Blik en vegeraantal 3
  • Dweilaantal 3
  • Vuilnisgrijperaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer de straatlocatie en eventuele vergunningen minimaal 6 weken vooraf. Reserveer daarna meteen de buurtlocatie, partytenten, klaptafels en klapstoelen; populaire materialen zijn vaak eerder weg dan verwacht.
  • Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf naar deelnemers en vrijwilligers. Zet per activiteit een verantwoordelijke en tijdstip erbij, zodat niet één persoon op de dag zelf alle vragen opvangt.
  • Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor Burendag als je hapjes en drinken gezamenlijk regelt. Gebruik de lijst om dieetwensen, aantallen en vrijwilligersdiensten te controleren voordat je boodschappen doet.
  • Plan de voorbereiding van verse producten op de dag ervoor. Snijd groenten, maak dips en sausjes en bewaar alles in vershoudbakken of een koelbox met koelelementen; houd gekoelde producten tot gebruik koud.
  • Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bereid de binnenruimte dan definitief voor. Leg naamkaartjes, programmaposters, serveerschalen, tangen, thermoskannen en koffie- en watermateriaal klaar voordat de eerste buren binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik Burendag organiseren?
Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Nodig buurtbewoners uiterlijk 3 weken vooraf uit, zodat je daarna nog tijd hebt om aanmeldingen en vrijwilligersdiensten te verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor Burendag versturen?
Verspreid flyers en open het aanmeldformulier ongeveer 3 weken voor de dag. Stuur het definitieve programma nogmaals 7 dagen vooraf, inclusief locatie, starttijd en wat deelnemers zelf moeten weten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor Burendag?
Plan minimaal 1 vrijwilliger per activiteit of vast onderdeel en daarnaast 2 mensen voor ontvangst, buffet en opruimen. Werk met diensten van 1,5 tot 2 uur, zodat niemand de hele dag verantwoordelijk blijft.
Wat regel ik bij slecht weer tijdens Burendag?
Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over tenten of de binnenruimte. Controleer of alle activiteiten daar passen en verplaats kwetsbaar materiaal, eten en stroomvoorzieningen naar een droge plek voordat de opbouw begint.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!