Journée de répit pour les aidants : la checklist d’organisation

Une journée de répit réussie commence bien avant l’accueil des participants. Il faut connaître les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les contraintes d’accessibilité, puis coordonner les accompagnateurs, les activités et le repas. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, sans oublier les appels de confirmation ni l’aménagement d’un espace calme. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer la salle, préparer le buffet et briefer l’équipe avant l’arrivée des aidants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Réserver la salle
Consigner les activités
2 personnes
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
Partager le programme en route
Confirmer les participants par téléphone
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
Rassembler le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer l’activité de détente
2 personnes
Encadrer l'activité créative
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Animer l’activité de jeu
3 personnes
Vérifier le départ et le transport
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Sortir les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Fauteuils loungeqté 4
Tables pliantesqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à pâtisserieqté 40
Bolsqté 40
Verresqté 50
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 40

Matériel

Stylosqté 20
Blocs-notesqté 20
Crayons de couleurqté 24
Livres de coloriageqté 12
Jeuxqté 8

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription, puis rappelez les participants quelques jours avant la journée pour confirmer leur présence et les informations pratiques.
Vérifiez l’accessibilité de la salle avant de la réserver : accès à l’entrée, circulation entre les tables, toilettes et espace de repos doivent être compatibles avec les besoins annoncés.
Prévoyez un espace de repos distinct avec des fauteuils lounge et une circulation dégagée. Installez-le avant le buffet et les activités afin qu’il soit immédiatement disponible.
Achetez les produits frais peu avant l’événement et mettez les boissons au frais dès l’ouverture du lieu. Comptez assez de tasses, verres, assiettes et couverts pour le repas, le goûter et les boissons chaudes.
Réservez un vrai créneau d’installation avant l’accueil : tables, chaises, comptoir d’accueil, badges nominatifs, panneau d’accueil et briefing de l’équipe doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de répit pour les aidants ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver la salle, inviter les participants, traiter les inscriptions et planifier les accompagnateurs. Gardez les derniers 3 jours pour les confirmations téléphoniques et les achats frais.
Quand confirmer les participants à une journée de répit ?: Appelez chaque participant entre 3 et 5 jours avant l’événement. Vérifiez sa présence, ses besoins alimentaires, son accès à la salle et le contact à joindre en cas d’urgence.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’accueil. Ce créneau couvre le nettoyage, l’installation des tables et des chaises, l’aménagement de l’espace de repos, la préparation du buffet et le briefing de l’équipe.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des aidants ?: Préparez le comptoir d’accueil, un panneau visible, les badges nominatifs, des stylos et des blocs-notes. Une équipe briefée au moins 30 minutes avant l’ouverture peut orienter les participants et repérer rapidement les besoins particuliers.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.