Organiser une journée de la sécurité à vélo

Une journée de la sécurité à vélo demande plus qu’un parcours et quelques vélos. Il faut sécuriser le lieu, obtenir les autorisations, prévoir les encadrants et organiser les inscriptions avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les oublis fréquents : information du quartier, assurance, badges, cartes d’itinéraire et confirmation des livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Déterminer un itinéraire vélo sécurisé
2 personnes
Vérifier la situation de circulation sur le site
2 personnes
Contacter les contrôleurs de vélo
Réserver des moniteurs d’auto-école
Réserver un réparateur de vélos
Confirmer la réservation du matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Informer le quartier des perturbations de circulation
Confirmer les livraisons et les réservations
Vérifier l’assurance
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Préparer les badges nominaux
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les consignes de sécurité
Le réparateur de vélos reçoit la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Barrer la route de circulation
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le poste de contrôle vélo
3 personnes
Mettre en place le parcours de circulation
3 personnes
Installer les vélos de démonstration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Vérifier les casques de vélo
2 personnes
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
Montrer les règles de circulation
2 personnes
Encadrer le parcours de circulation
4 personnes
Faire la démonstration de l’éclairage de vélo
2 personnes
Animer le cours sur l’angle mort
2 personnes
S’entraîner à la technique de freinage
3 personnes
Faire du vélo sur un itinéraire sécurisé
5 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le quiz vélo
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Tester l’éclairage du soir
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Contrôler le parking à vélos
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours et l’itinéraire
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les vélos empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer le message aux participants
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements
Râteliers à vélosqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Bolsqté 30
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Matériel de sport

Plots de circulationqté 24
Disques de marquageqté 30
Casques de véloqté 20
Vélos d'entraînementqté 8
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Clés à moletteqté 4
Poinçons à chaîneqté 2
Kits de réparation de pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits de démonstration d'éclairage véloqté 6
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux de signalisationqté 8
Rétroviseurs pour angle mortqté 2
Vélo de démonstration
Vélo-cargo
Remorques à véloqté 2
Supports à vélosqté 4
Chronomètreqté 2
Siffletsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Bannière sécurité à véloqté 2
Nappesqté 8
Porte-nomsqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Ouvre-boîtesqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier la circulation, l’assurance et les éventuelles perturbations dans le quartier.
Dimensionnez l’encadrement à partir des inscriptions définitives. Confirmez les contrôleurs vélo, les moniteurs d’auto-école et le réparateur au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires et la liste finale des participants. Imprimez ensuite les badges, les consignes de sécurité et les cartes d’itinéraire en prévoyant 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires.
Testez le parcours avant l’accueil du public et marquez les zones sensibles avec des plots ou des disques. Vérifiez aussi l’emplacement des râteliers à vélos, des casques et des vélos d’entraînement.
La veille, confirmez chaque livraison et chaque réservation, consultez la météo et chargez le matériel électrique. Gardez les pompes, outils de réparation et rallonges dans un point facilement accessible le jour J.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de la sécurité à vélo ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, sécuriser l’itinéraire, réserver les intervenants et ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations environ 4 semaines avant l’événement et laissez le formulaire d’inscription ouvert pendant 2 à 3 semaines. Fixez une date limite quelques jours avant l’impression des badges et des cartes.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée vélo ?: La veille, confirmez les livraisons, les réservations et la présence des encadrants. Vérifiez aussi la météo, l’assurance, le parcours balisé, les listes de participants et le fonctionnement du sonorisateur.
Quel matériel prévoir pour un atelier de réparation vélo ?: Prévoyez au minimum des pompes, des démonte-pneus, des clés Allen, des clés à molette et des outils pour les chaînes. Installez ce matériel dans une zone identifiable et accessible pendant toute la durée de l’atelier.

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