Checklist voor een goed georganiseerde fietsveiligheidsdag
Een fietsveiligheidsdag vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen en vrijwilligers verzamelen. Je regelt tegelijk een veilige route, verkeersbegeleiding, fietscontroles, deelnemersregistratie en materialen voor oefeningen en ontvangst. Begin met locatie, datum en vergunningen; werk daarna toe naar een definitief programma en een complete deelnemerslijst. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer moet gebeuren en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Veilige fietsroute bepalen
2 personen
Verkeerssituatie op locatie bekijken
2 personen
Fietscontroleurs benaderen
Verkeersinstructeurs vastleggen
Fietsenmaker reserveren
Reservering materialen bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma publiceren
Buurt over verkeershinder informeren
Leveringen en reserveringen bevestigen
Verzekering controleren
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Routekaarten printen
2 personen
Veiligheidsinstructies printen
Fietsenmaker ontvangt deelnemerslijst
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Event
Fietsenstalling markeren
2 personen
Verkeersroute afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Fietscontrolepost inrichten
3 personen
Verkeersparcours uitzetten
3 personen
Demonstratiefietsen klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamlabels uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Fietshelmen controleren
2 personen
Fietsen technisch controleren
3 personen
Verkeersregels demonstreren
2 personen
Verkeersparcours begeleiden
4 personen
Fietsverlichting demonstreren
2 personen
Dodehoekles verzorgen
2 personen
Remtechniek oefenen
3 personen
Veilige route fietsen
5 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsquiz begeleiden
2 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Avondverlichting testen
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Fietsenstalling controleren
2 personen
Nazorg
Parcours en route afbouwen
4 personen
Tenten en meubilair afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende fietsen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemersbericht versturen
Foto's en materialen archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrek
- Fietsenrekkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Kommenaantal 30
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptop
- Printer
Sportmateriaal
- Verkeerspionnenaantal 24
- Markeerschijvenaantal 30
- Fietshelmenaantal 20
- Oefenfietsenaantal 8
- Fietspompenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Inbussleutelsetsaantal 4
- Steeksleutelsaantal 4
- Kettingponsenaantal 2
- Bandenplaksetsaantal 8
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietsverlichting demonstratiesetsaantal 6
- Reflectiehesjesaantal 20
- Verkeersbordenaantal 8
- Dodehoekspiegelsaantal 2
- Demonstratiefiets
- Bakfiets
- Fietsaanhangersaantal 2
- Fietsstandaardsaantal 4
- Stopwatchaantal 2
- Fluitjesaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 4
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Pijlbordenaantal 12
- Infobordenaantal 8
- Banner fietsveiligheidaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaarthoudersaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Koelelementenaantal 16
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 3
- Handvegersaantal 2
- Blikopenersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route uiterlijk vier weken vooraf vast en controleer daarna opnieuw de verkeerssituatie op locatie. Noteer kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar verkeerspionnen of extra begeleiding nodig zijn.
- Benader fietscontroleurs, verkeersinstructeurs en de fietsenmaker vroeg. Bevestig hun inzet minstens één week vooraf en stuur de fietsenmaker de definitieve deelnemerslijst zodra die is vastgesteld.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement, zodat je naamlabels, routekaarten en catering kunt voorbereiden.
- Maak per activiteit een materiaalcontrole: controleer naast oefenfietsen en helmen ook fietspompen, bandenlichters, inbussleutelsets, steeksleutels en kettingponsen. Test geluidsinstallatie, microfoon, laptop, printer en verlengsnoeren vóór de opbouw.
- Informeer de buurt vooraf over verkeershinder en controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur voor de start. Bevestig in dezelfde week alle leveringen en reserveringen en pas de indeling van vrijwilligers aan als omstandigheden veranderen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een fietsveiligheidsdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en route. Reserveer verkeersinstructeurs, fietscontroleurs en de fietsenmaker uiterlijk 4 weken voor de dag.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een fietsveiligheidsdag definitief maken?
- Maak de lijst 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Dan kun je naamlabels en routekaarten printen en de fietsenmaker tijdig informeren over het verwachte aantal deelnemers.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietsveiligheidsdag?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per activiteit of controlepunt en wijs daarnaast 1 algemene coördinator aan. Bij een route met meerdere kruisingen heeft elk punt een vaste begeleider nodig; tel die boven op de ontvangst en catering.
- Wanneer controleer ik het weer voor een fietsveiligheidsdag?
- Bekijk de verwachting voor het eerst ongeveer 7 dagen vooraf en maak de definitieve keuze 48 uur voor de start. Controleer dan ook of de route, partytent en buitenactiviteiten veilig uitvoerbaar blijven.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!