Checklist pour organiser une Journée de la jeunesse

Une Journée de la jeunesse demande plus qu’un programme d’activités. Il faut réserver le lieu, gérer les inscriptions, vérifier les autorisations et répartir les équipes avant de penser à l’installation. Cette checklist de 71 tâches et 76 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions au rangement final. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, météo, matériel de jeu et branchements électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Choisir les activités
3 personnes
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
2 personnes
Créer une liste de contacts
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Créer la playlist musicale
Trier les prix et les médailles
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer les stations de jeu
5 personnes
Délimiter le terrain de sport
3 personnes
Aménager la table créative
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager la table de service
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes

Événement

Accueil des visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Animer le jeu d’ouverture
4 personnes
Annoncer la répartition de l’équipe
2 personnes
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Encadrer le circuit de jeux
6 personnes
Encadrer l'activité créative
3 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Encadrer le programme de l’après-midi
6 personnes
Préparer le barbecue
4 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Servir des repas végétariens
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Trier les objets trouvés
2 personnes
Mettre les restes de côté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Barbecueqté 3
Ustensiles de barbecueqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Cônesqté 40
Giletsqté 40
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 8
Frisbeesqté 8
Éponges d’eauqté 30
Chronomètreqté 4
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 8
Corde de tir à la corde
Petits butsqté 4
Sets de badmintonqté 4
Cartes à jouerqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Puzzlesqté 6
Tapis de bricolageqté 8
Bacs de bricolageqté 6
Tabliersqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 3
Badges nominatifsqté 130
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 30
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6
Brosses de toilettesqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Balayette et pelleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4
Thermomètres de fièvreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les réservations, les autorisations et les besoins matériels.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est établi. Demandez notamment les allergies, les régimes alimentaires et un contact à joindre le jour de l’événement.
Préparez la répartition des équipes au plus tard 7 jours avant la journée. Imprimez le déroulé et la liste des contacts afin que chaque responsable puisse agir sans chercher les informations sur son téléphone.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis adaptez les tentes, les activités et les solutions de repli. Les rallonges, multiprises et batteries externes sont faciles à oublier lors du rassemblement du matériel.
Installez la table d’inscription, les badges, les tables, les chaises et les poubelles avant l’arrivée des participants. Testez aussi les haut-parleurs et les microphones avec les branchements réellement prévus sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une Journée de la jeunesse ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, construire le programme, ouvrir les inscriptions et commander ou rassembler le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Journée de la jeunesse ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et les activités principales sont confirmés. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et de finaliser les équipes.
Que faut-il vérifier la veille d’une Journée de la jeunesse ?: Contrôlez la liste des inscrits, les besoins alimentaires, les prévisions météo et le matériel de jeu. Préparez également les badges, le déroulé imprimé, les prix ou médailles et les éléments nécessaires à l’installation.
Combien de responsables faut-il prévoir pour la journée ?: Répartissez les responsabilités au moins 7 jours à l’avance entre l’inscription, les activités, la restauration, la musique et la sécurité. Le nombre exact dépend de l’effectif, mais chaque poste doit avoir un responsable et un remplaçant identifié.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.