Checklist voor een goed georganiseerde jeugddag
Een jeugddag vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, het programma, aanmeldingen, toestemmingen en de teamindeling. Op de dag zelf moeten de inschrijftafel, sportmaterialen, catering, geluidsinstallatie en schuilplekken op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je om eerst de vaste onderdelen te regelen en daarna de praktische uitvoering af te werken. Zo zie je ook welke zaken vaak blijven liggen tot het laatste moment.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Activiteiten kiezen
3 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Contactlijst maken
Teamindeling maken
2 personen
Draaiboek printen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Prijzen en medailles sorteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Spelstations inrichten
5 personen
Sportveld uitzetten
3 personen
Creatieve tafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servicetafel inrichten
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Aanmeldteam instrueren
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Event
Ontvangst bezoekers
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingsspel begeleiden
4 personen
Teamindeling bekendmaken
2 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Spelcircuit begeleiden
6 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Water uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Middagprogramma begeleiden
6 personen
Barbecue voorbereiden
4 personen
Barbecue serveren
5 personen
Vegetarische maaltijden serveren
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
Restanten wegzetten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 6
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Barbecueaantal 3
- Barbecuegereedschapaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 3
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- Basketballenaantal 4
- Volleybalaantal 3
- Pionnenaantal 40
- Hesjesaantal 40
- Springtouwenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Estafettestokkenaantal 8
- Frisbeesaantal 8
- Watersponzenaantal 30
- Stopwatchaantal 4
- Scorebordenaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Touwtrektouw
- Doeltjesaantal 4
- Badmintonsetsaantal 4
- Speelkaartenaantal 6
- Bordspellenaantal 8
- Puzzelsaantal 6
- Knutselmattenaantal 8
- Knutselbakkenaantal 6
- Schortenaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 200
- Ballonpompaantal 3
- Naamkaartjesaantal 130
- Pijlbordenaantal 12
- Stiftenaantal 30
- Plakbandaantal 8
- Touwaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afvalknijpersaantal 4
- Handzeepaantal 6
- Desinfecterende gelaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 20
- Stoffer en blikaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Zaklampenaantal 4
- Koortsthermometersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen, contactgegevens en benodigde toestemmingen. Verwerk aanmeldingen doorlopend, zodat je teamindeling en aantallen voor eten en drinken op tijd kloppen.
- Maak het programma vóór je activiteiten en reserveringen vastlegt. Plan per onderdeel extra wisseltijd in; bij een jeugddag kost verplaatsen tussen voetbal, basketbal en andere activiteiten vaak meer tijd dan verwacht.
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels, stoelen en afvalbakken zo neer dat deelnemers ook bij regen kunnen schuilen zonder dat de inschrijftafel wordt geblokkeerd.
- Test luidsprekers, mengpaneel en microfoons minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks apart klaar; zonder die reserve kan een programmaonderdeel of omroep stilvallen.
- Maak een aparte starttaak voor het team: print het draaiboek, leg naamkaartjes en prijzen klaar en zet de inschrijftafel in. Laat minstens 2 organisatoren 30 minuten vóór de ontvangst controleren of materiaal, eten en spelonderdelen compleet zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jeugddag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vóór de jeugddag en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement.
- Wanneer moet ik de weersverwachting voor een jeugddag controleren?
- Controleer het weer 3 dagen vooraf om de opbouw en partytenten te plannen. Bekijk de verwachting opnieuw op de ochtend zelf en pas buitenactiviteiten tijdig aan.
- Hoeveel organisatoren heb ik nodig voor een jeugddag?
- Plan minimaal 1 verantwoordelijke per activiteit of zone, plus 2 personen voor ontvangst en algemene coördinatie. Bij meerdere activiteiten tegelijk heb je daardoor al snel 5 tot 6 mensen nodig.
- Wanneer moet ik dieetwensen en toestemmingen verzamelen?
- Vraag dieetwensen en toestemmingen direct bij de aanmelding uit, uiterlijk 3 weken vooraf. Controleer de ingevulde gegevens opnieuw 2 tot 3 dagen vóór de jeugddag, voordat je boodschappen doet en teams indeelt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!