Journée airsoft : la checklist pour tout organiser
Une journée airsoft réussie se prépare bien avant l’arrivée sur le terrain. Il faut réserver le lieu et le matériel, suivre les inscriptions, répartir les équipes et préparer les scénarios avant le briefing. La veille, vérifie les batteries, les protections, les talkies-walkies et la météo. Le jour même, prévois du temps pour le balisage, l’accueil, l’installation des tentes et la préparation des repas.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
Réserver le terrain d’airsoft
Réserver la location de matériel
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Établir la liste définitive des participants
Recueillir les contacts d'urgence
Répartir les équipes
2 personnes
Élaborer les scénarios de jeu
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Trier les rubans d’équipe
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Recharger les batteries
2 personnes
Imprimer le matériel de briefing
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
Délimiter la zone de sécurité
2 personnes
Vérifier le terrain de jeu
3 personnes
Préparer le chronographe et le matériel
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Faire signer les contrats de location
2 personnes
Distribuer le matériel d'airsoft
3 personnes
Vérifier les armes et les protections
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Expliquer les équipes et les règles du jeu
2 personnes
Animer la première manche
4 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième tour
4 personnes
Accompagner le troisième tour de jeu
4 personnes
Expliquer le jeu du soir
2 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Réchauffer le repas
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le dernier tour de jeu
4 personnes
Récupérer le matériel d’airsoft
3 personnes
Trier le matériel utilisé
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 48
- Table d’inscription
- Nappeqté 6
Matériel de sport
- Répliques d’airsoftqté 40
- Masques de protectionqté 45
- Lunettes d’airsoftqté 45
- Gilets d’airsoftqté 40
- Chargeurs d’airsoftqté 80
- Chargeurs BBqté 10
- Rubans d’équipe rougesqté 25
- Rubans d’équipe bleusqté 25
- Chronographe
- Siffletsqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Drapeaux de butqté 6
- Cartes de missionqté 12
- Cônesqté 20
- Piles de rechangeqté 12
- Chargeurs de batterieqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 6
- Lampes de pocheqté 8
- Talkies-walkiesqté 6
Catering
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Courses
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Tasses à caféqté 40
- Saladiers de serviceqté 8
Cuisine
- Barbecue à gazqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Couverts de serviceqté 8
- Thermosqté 4
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceinte Bluetooth
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Conseils
- Fixe la date et le terrain plusieurs semaines à l’avance, puis réserve séparément la location des répliques, protections et accessoires si le terrain ne fournit pas tout.
- Clôture les inscriptions avant de répartir les équipes : demande les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, puis envoie les horaires, l’adresse et les consignes à chaque participant.
- Recharge les batteries et vérifie les répliques, chargeurs, masques, lunettes et gilets la veille. Prépare aussi des piles de rechange et un chronographe pour le contrôle du matériel.
- Prévois au moins 30 minutes avant l’accueil pour baliser le parking, installer la table d’inscription, les tables, les chaises et les tentes de réception.
- Garde les boissons dans les glacières et les plats dans les bacs de maintien au chaud jusqu’à la pause. Place les trousses de premiers secours, sifflets et talkies-walkies à portée des encadrants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée airsoft ?
- Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le terrain et le matériel, d’envoyer les invitations, de confirmer les inscriptions et de préparer les équipes.
- Quand faut-il arrêter la liste des participants ?
- Arrête la liste définitive 5 à 7 jours avant la journée airsoft. Tu peux alors répartir les équipes, préparer les rubans rouges et bleus, imprimer les cartes de mission et ajuster les quantités de nourriture.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée airsoft ?
- La veille, vérifie les prévisions météo, recharge toutes les batteries et contrôle les protections, répliques, chargeurs, radios et accessoires de jeu. Prépare aussi les stocks non périssables et rappelle les informations pratiques aux participants.
- Combien de temps prévoir pour installer le terrain le matin ?
- Prévois au moins 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps sert à ouvrir le lieu, baliser le parking, installer les tentes, tables et chaises, préparer l’accueil et placer les drapeaux, cônes et rubans de balisage.
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