Checklist para organizar una jornada de airsoft sin olvidos
Una jornada de airsoft necesita más preparación que reservar un campo y reunir las réplicas. Hay que cerrar las inscripciones, formar los equipos, revisar las baterías y dejar clara la información de seguridad antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne las tareas y el material del plan en un orden práctico, desde la reserva del campo hasta el montaje de carpas, mesas y señalización. Úsala para saber qué debe estar listo con días de antelación y qué se hace el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Reservar el campo de airsoft
Reservar el alquiler de material
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Crear la lista final de participantes
Recopilar contactos de emergencia
Asignar equipos
2 personas
Desarrollar escenarios de juego
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la comida
3 personas
Clasificar las cintas de equipo
Comprobar el material de juego
2 personas
Cargar las baterías
2 personas
Imprimir material de briefing
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Señalizar la ruta de aparcamiento
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar carpas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Delimitar la zona de seguridad
2 personas
Comprobar el campo de juego
3 personas
Preparar el cronógrafo y el material
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Hacer firmar los contratos de alquiler
2 personas
Repartir el material de airsoft
3 personas
Comprobar armas y protección
3 personas
Dar la charla de seguridad
2 personas
Explicar los equipos y las reglas del juego
2 personas
Guiar la primera ronda del juego
4 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Dirigir la segunda ronda del juego
4 personas
Guiar la tercera ronda del juego
4 personas
Explicar el juego nocturno
2 personas
Coordinar el juego nocturno
4 personas
Calentar la comida
3 personas
Servir la comida
4 personas
Servir café y té
2 personas
Guiar la última ronda del juego
4 personas
Recoger material de airsoft
3 personas
Clasificar el material usado
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 48
- Mesa de registro
- Mantelcant. 6
Material deportivo
- Réplicas de airsoftcant. 40
- Mascarillas de proteccióncant. 45
- Gafas de airsoftcant. 45
- Chalecos de airsoftcant. 40
- Cargadores de airsoftcant. 80
- Cargadores de BBcant. 10
- Cintas de equipo rojascant. 25
- Cintas de equipo azulescant. 25
- Cronógrafo
- Silbatoscant. 4
- Conos de tráficocant. 12
- Cinta de señalizacióncant. 4
- Banderas de metacant. 6
- Tarjetas de misióncant. 12
- Conoscant. 20
- Baterías de repuestocant. 12
- Cargadores de bateríascant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 6
- Linternascant. 8
- Walkie-talkiescant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Cuencos de serviciocant. 8
Cocina
- Barbacoa de gascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Termoscant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoz Bluetooth
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el campo y el alquiler del material antes de enviar las invitaciones. Después registra las inscripciones y las preferencias dietéticas para preparar la lista final sin depender de respuestas de última hora.
- Envía la información de llegada varios días antes: ubicación, aparcamiento, horario, equipamiento necesario y normas básicas. Recoge también un contacto de emergencia por participante, no solo el teléfono de quien organiza.
- Forma los equipos y prepara los escenarios antes del día del juego. Clasifica las cintas rojas y azules, imprime las tarjetas de misión y deja el briefing listo para evitar explicar las reglas mientras el grupo espera.
- Revisa todo el material deportivo el día anterior: réplicas, gafas, mascarillas, chalecos, cargadores, cronógrafo, walkie-talkies y baterías. Carga las baterías y lleva repuestos; una comprobación rápida en el campo no sustituye una revisión completa.
- Planifica la zona de descanso además de la partida. Llena las neveras portátiles, prepara la comida, monta las carpas y coloca mesas, sillas y la mesa de registro antes de abrir la ubicación; así el recibimiento no compite con el montaje del juego.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de airsoft?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, reservar el campo y asegurar el alquiler del material. Durante la última semana confirma participantes, equipos, contactos de emergencia, previsión meteorológica y compras.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?
- Envíala entre 5 y 7 días antes de la jornada, cuando ya tengas la ubicación y los horarios confirmados. Manda un recordatorio final 24 horas antes con la hora de llegada, el aparcamiento y cualquier cambio por el tiempo.
- ¿Cuántas bebidas y comida debo preparar para una jornada de airsoft?
- Calcula al menos 2 o 3 bebidas por persona para las primeras horas y añade agua para los descansos y el calor. Prepara raciones para todos los inscritos más un margen de 10 %, teniendo en cuenta las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuándo hay que cargar las baterías del material de airsoft?
- Carga las baterías el día anterior y comprueba cada una antes de guardarla. Lleva baterías de repuesto y cargadores para cubrir una jornada completa, especialmente si habrá varios escenarios o alquileres compartidos.
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