La checklist complète pour organiser une fête du sport

Une fête du sport demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut gérer les inscriptions, répartir les équipes, fixer les règles, préparer les terrains et coordonner les responsables de la compétition. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : les remplaçants, les contacts d’urgence, l’autorisation des photos et le plan prévu en cas de mauvais temps.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le terrain de sport
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Élaborer les règles du jeu
2 personnes
Désigner les responsables de la compétition
2 personnes
Inscrire les sportifs remplaçants
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Prévoir les prix et les médailles
Créer la playlist musicale
Recueillir les contacts d'urgence
Organiser l’autorisation de prendre des photos
Vérifier le matériel de premiers secours
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
Installer les buts et les filets
3 personnes
Marquer les zones de compétition
2 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Garnir les sandwiches
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les affectations d’équipe
2 personnes
Expliquer les règles du sport
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores
2 personnes
Échanger le matériel de compétition
2 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Enregistrer les blessures
Prendre des photos
Fournir la musique
Encadrer la finale
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les terrains de sport
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Tables de scoreqté 3
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Balles de tennisqté 24
Raquettes de tennisqté 12
Cannes de hockeyqté 12
Balles de hockeyqté 12
Cônesqté 40
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Témoins de relaisqté 8
Giletsqté 36
Siffletsqté 8
Objectifsqté 4
Filet de volley-ball
Ensemble de tennis
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Tapis de sportqté 12
Caisses d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Serviettesqté 30
Lacets de rechangeqté 6
Échelle d'entraînementqté 2
Pompe à ballonqté 3
Aiguilles pour pompeqté 12
Corde de tir à la corde
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Numéros de départqté 70
Panneaux de scoreqté 3
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 30
Coupesqté 6
Médaillesqté 30

Vaisselle

Assiettesqté 80
Petits bolsqté 40
Verresqté 100
Tassesqté 40
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Pincesqté 6
Couteauxqté 8
Planches à découperqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Drapeaux d’équipeqté 8
Nappesqté 12
Affiches du matchqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions avant de répartir les équipes. Prévoyez une date limite précise et demandez dès l’inscription les besoins alimentaires ainsi que les contacts d’urgence.
Réservez le terrain avant d’établir le planning des matchs. Une fois les équipes constituées, bloquez des créneaux réalistes en gardant quelques minutes entre les matchs pour les changements et les retards.
Préparez le matériel sport par sport et vérifiez-le avant le jour J : ballons, filets, buts, cônes, chasubles, sifflets et chronomètres. Gardez des lacets de rechange, de l’eau et des serviettes à portée de main.
Ne remettez pas la météo au dernier moment. Vérifiez les prévisions quelques jours avant, puis définissez clairement quand activer le plan de mauvais temps et qui prévient les participants.
Organisez l’installation dans un ordre pratique : tentes, tables et chaises, table d’inscription, terrains, buts et filets, puis tables de score. Prévoyez une équipe dédiée à l’accueil et une autre au suivi des résultats.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête du sport ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête. Fixez la date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant l’événement afin de pouvoir répartir les équipes et inscrire les remplaçants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête du sport ?: Réservez au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour monter les tentes, installer les tables, délimiter les terrains et vérifier le matériel. Ajoutez du temps si plusieurs sports sont organisés en parallèle.
Quand préparer le planning des matchs ?: Préparez une première version dès que les inscriptions sont presque terminées, puis finalisez-la 7 jours avant la fête. Gardez quelques places pour les remplaçants et prévoyez une marge entre les matchs.
Que prévoir en cas de pluie pour une fête du sport ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si le programme peut être maintenu, déplacé ou adapté. Prévenez les participants dès que la décision est prise et vérifiez de nouveau la météo le matin même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.