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Checklist pour organiser une fête des récoltes

Une fête des récoltes demande plus qu’un menu de saison et quelques tables. Il faut réserver le lieu, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et coordonner les bénévoles avant de passer aux achats et à la préparation. Cette checklist rassemble 73 tâches et 63 fournitures, de la date du repas au nettoyage final. Utilisez-la dans l’ordre pour éviter les courses de dernière minute, les produits frais mal stockés et le matériel manquant au moment du service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Définir le menu et les portions

    3 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Confirmer les fournisseurs

  • Vérifier les prévisions météo

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

  • Vérifier les courses

    2 personnes

  • Trier les stocks secs

    2 personnes

  • Mettre les produits réfrigérés au frais

    2 personnes

  • Laver les légumes

    3 personnes

  • Couper les légumes

    4 personnes

  • Préparer les marinades

    2 personnes

  • Préparer les desserts

    3 personnes

  • Emballer séparément les allergènes

    2 personnes

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les menus

  • Créer la playlist musicale

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Monter le buffet

    3 personnes

  • Aménager les postes de cuisine

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Préparer les couverts

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer le panneau d'information

  • Déposer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Préparer la démonstration culinaire

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Présenter les produits de la récolte

    2 personnes

  • Animer la démonstration culinaire

    3 personnes

  • Préparer la dégustation

    3 personnes

  • Animer la dégustation

    3 personnes

  • Encadrer les jeux pour enfants

    3 personnes

  • Tenir la table d’atelier

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Finaliser les plats chauds

    4 personnes

  • Ouvrir le buffet

    3 personnes

  • Servir le buffet

    4 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Dégager les tables

    3 personnes

  • Servir le dessert

    3 personnes

  • Refaire le café

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Départ et objets trouvés

    2 personnes

  • Emballer les restes en toute sécurité

    3 personnes

Suivi

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu en profondeur

    4 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Acheminer les restes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables de bièreqté 6
  • Tables de buffetqté 3
  • Chaises pliantesqté 70
  • Tables hautesqté 4
  • Stand de marchéqté 2

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 80
  • Assiettes à dessertqté 80
  • Bol à soupeqté 70
  • Tasses à caféqté 60
  • Verres à eauqté 90
  • Verres à vinqté 70
  • Cuillères à caféqté 70
  • Sets de couverts pour le dînerqté 80
  • Louchesqté 12
  • Pince de serviceqté 8
  • Louches à soupeqté 6
  • Plateaux de serviceqté 18
  • Plats de service avec couvercleqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 8
  • Couteau de chefqté 6
  • Saladiersqté 8
  • Verres doseursqté 4
  • Poêlesqté 4
  • Casserolesqté 5
  • Plaques de cuissonqté 4
  • Gants de cuisineqté 6
  • Louchesqté 6
  • Pinces de cuisineqté 6
  • Passoiresqté 4
  • Cuillères doseusesqté 4

Équipement

  • Brûleurs à gazqté 4
  • Bouteilles de gazqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Tapis de planche à découperqté 8

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lanternes LEDqté 8
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4

Décoration

  • Balles de pailleqté 12
  • Courgesqté 20
  • Chemins de table en juteqté 8
  • Plateauxqté 8
  • Panneaux en ardoiseqté 6
  • Marqueurs craieqté 8
  • Badges nominatifsqté 70
  • Cartes de menuqté 12

Matériel de sport

  • Jeux de lancer d'anneauxqté 2
  • Jeux en boisqté 3
  • Tables d'atelierqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Bacs de tri des déchetsqté 4
  • Bacs à vaisselleqté 4
  • Épongesqté 12
  • Chiffons de nettoyageqté 20
  • Sets de balaiqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date et le lieu plusieurs semaines à l’avance, puis envoyez les invitations avant de définir les portions finales. Les inscriptions vous donneront un nombre fiable de convives et vous permettront de recueillir les allergies ou régimes alimentaires.
  • Prévoyez les boissons par tranche horaire : comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Gardez une marge pour les bénévoles et les personnes qui restent plus longtemps.
  • Organisez les achats en deux temps : les produits secs et le matériel peuvent être contrôlés à l’avance, tandis que les légumes et autres produits frais se récupèrent idéalement la veille ou le matin même. Placez immédiatement les produits réfrigérés au frais.
  • Séparez les préparations contenant des allergènes et identifiez-les clairement avant le dressage. Préparez aussi les menus imprimés et les badges nominatifs au plus tard la veille afin de ne pas les faire pendant l’accueil.
  • Vérifiez la météo avant l’installation des tentes, tables et stands, puis prévoyez assez de temps pour monter le buffet et nettoyer le lieu. Une confirmation des fournisseurs 48 heures avant l’événement évite les mauvaises surprises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête des récoltes ?
Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et répartir les bénévoles. Commencez les achats de produits secs et la confirmation des fournisseurs environ 7 jours avant.
Quand faut-il acheter les produits frais pour une fête des récoltes ?
Récupérez les produits frais la veille ou le matin de la fête, selon leur durée de conservation. Lavez et découpez les légumes suffisamment tôt pour terminer les préparations au moins 2 heures avant le service.
Quelle quantité de vaisselle prévoir par personne ?
Prévoyez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau et un jeu de couverts par invité. Ajoutez 10 à 15 % de réserve pour les bénévoles, les chutes et les changements pendant le repas.
Quand vérifier la météo et confirmer les fournisseurs ?
Consultez les prévisions 3 à 5 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. Confirmez les fournisseurs 48 heures avant et contrôlez les livraisons dès leur arrivée.

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