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Erntedankfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntedankfest braucht mehr als ein herbstliches Menü: Sitzplätze, Buffet, Helfer, Lieferungen und wetterfeste Ausstattung müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zur Reinigung nach dem Fest. Plane Anmeldungen und Ernährungswünsche früh ein, damit Portionen und allergenfreie Speisen rechtzeitig feststehen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Einkäufe, Kühlung, vorbereitete Zutaten und einen klaren Ablauf vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Menü und Portionen festlegen

    3 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Trockenwaren sortieren

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    3 Personen

  • Gemüse schneiden

    4 Personen

  • Marinaden vorbereiten

    2 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Allergene separat verpacken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Menükarten drucken

  • Musik-Playlist erstellen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kochstationen einrichten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Kochdemo vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Ernteprodukte präsentieren

    2 Personen

  • Kochdemo durchführen

    3 Personen

  • Verkostung vorbereiten

    3 Personen

  • Verkostung begleiten

    3 Personen

  • Kinderspiele betreuen

    3 Personen

  • Workshop-Tisch besetzen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Warme Gerichte fertigstellen

    4 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Kaffee neu aufsetzen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Abschied und Fundsachen

    2 Personen

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste wegbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3
  • KlappstühleAnz. 70
  • StehtischeAnz. 4
  • MarktstandAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • Abendbesteck-SetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 18
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ServierplattenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • PfannenAnz. 4
  • KochtöpfeAnz. 5
  • BackblecheAnz. 4
  • OfenhandschuheAnz. 6
  • KellenAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 6
  • SiebAnz. 4
  • MesslöffelAnz. 4

Ausstattung

  • GasbrennerAnz. 4
  • GasflaschenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SchneidemattenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • StrohballenAnz. 12
  • KürbisseAnz. 20
  • Jute-TischläuferAnz. 8
  • TablettsAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 6
  • KreidestifteAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • SpeisekartenAnz. 12

Sportmaterial

  • RingwurfsätzeAnz. 2
  • HolzspieleAnz. 3
  • WorkshoptischeAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • SpülwannenAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • PutzlappenAnz. 20
  • BesensetsAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Menü und Portionsmengen erst fest, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Rechne pro angemeldeter Person mit einer vollständigen Portion und plane für das Buffet zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein.
  • Bestätige Lieferanten und freiwillige Helfer spätestens 7 Tage vor dem Fest. Teile dabei konkrete Aufgaben wie Abholung, Buffetbetreuung, Getränkenachschub und Reinigung einzelnen Personen zu.
  • Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und nochmals am Veranstaltungstag. Partyzelte, zusätzliche Sitzplätze und trocken geschützte Wege solltest du nicht erst aufbauen, wenn die ersten Gäste eintreffen.
  • Hole frische Produkte möglichst am Vortag ab und kühle Kühlwaren sofort ein. Gemüse kannst du waschen und schneiden, Marinaden und Desserts vorbereiten; allergenhaltige Zutaten werden separat verpackt und gekennzeichnet.
  • Drucke Besucherliste, Namensschilder und Menükarten am Vortag aus. Stelle Teller, Schalen, Besteck, Servierbesteck und abgedeckte Servierplatten nach Buffetbereich zusammen, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierungen. Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit du Menü, Portionen und Helfer zuverlässig planen kannst.
Was muss man für ein Erntedankfest einkaufen?
Plane Lebensmittel für das festgelegte Menü, Getränke sowie Geschirr, Serviergeschirr und Küchenutensilien ein. Frische Produkte holst du idealerweise 1 Tag vorher ab; Trockenwaren können bereits 1 bis 2 Wochen vorher sortiert werden.
Wie viele Helfer braucht ein Erntedankfest?
Für jeweils etwa 20 Gäste solltest du mindestens 1 eingeteilte Person für Buffet, Nachschub oder Geschirr einplanen. Zusätzlich braucht der Aufbau mindestens 2 Personen und die Schlussreinigung mindestens 2 Helfer.
Wann soll man das Buffet für ein Erntedankfest vorbereiten?
Schneide Gemüse und bereite Marinaden sowie Desserts am Vortag vor. Das Buffet selbst wird am Veranstaltungstag aufgebaut; warme Speisen sollten erst kurz vor Beginn bereitgestellt und empfindliche Lebensmittel durchgehend gekühlt werden.

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