Organiser une Fête de Saint-Jean sans rien oublier

Une Fête de Saint-Jean réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les inscriptions, les fournisseurs et les bénévoles. Les dernières semaines servent à confirmer les quantités, les besoins alimentaires et le programme musical. La veille, concentre-toi sur les boissons, la décoration et les supports imprimés. Le jour J, prévois assez de temps pour tester l’électricité, monter les tentes et installer les tables avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver une prise électrique
Réserver les installations sanitaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme musical
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Déterminer les quantités finales
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer la musique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Préparer les mesures liées à la météo
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point de boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des bougies et des lanternes
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Nettoyer l’espace repas
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Vérifier l'éclairage et l'ambiance
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Couper la musique
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Évacuer correctement les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table pliante pour l’accueil
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux en aluminiumqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Lampionsqté 20
Guirlandes LEDqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 10
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 6

Matériel de sport

Jeux en plein airqté 6
Cordes à sauterqté 6
Marqueurs et coloriages

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et vérifie les autorisations plusieurs semaines à l’avance : ajoute aussi les sanitaires et une prise électrique au même moment pour éviter les demandes de dernière minute.
Traite les inscriptions avant de finaliser les achats. Demande les besoins alimentaires, puis ajuste les quantités finales plutôt que de faire les courses sur une estimation générale.
Refroidis les boissons la veille et prévois plusieurs glacières ainsi que des bacs à glaçons. Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée de la fête.
Prépare le programme musical, les panneaux et les badges nominatifs au plus tard la veille. Teste les haut-parleurs, le microphone et les rallonges avant l’ouverture du lieu.
Le jour J, arrive au moins 3 heures avant l’accueil du public. Commence par tester l’alimentation électrique et l’éclairage, puis monte les tentes et installe les tables avant de mettre en place le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Fête de Saint-Jean ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les fournisseurs et envoyer les invitations. Garde les 7 derniers jours pour les quantités, les achats, la météo et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Fête de Saint-Jean ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant la fête afin de recueillir les besoins alimentaires et de déterminer les quantités finales.
Quelle quantité de boissons prévoir pour la Fête de Saint-Jean ?: Pour la première heure, compte 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 à 15 % et commence à refroidir les boissons la veille.
À quelle heure faut-il commencer l’installation le jour J ?: Commence au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Réserve la première heure aux branchements, à l’éclairage et au montage des tentes, puis installe les tables, le buffet, les boissons et la signalétique.

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