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Sankt-Jans-Fest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sankt-Jans-Fest steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Genehmigungen klären, danach Gäste, Programm und Lieferanten festmachen. In den letzten Tagen geht es vor allem um endgültige Zahlen, Einkauf, Kühlung und die Vorbereitung von Beschilderung und Musik. Am Veranstaltungstag brauchst du feste Zuständigkeiten für Aufbau, Technik, Empfang und Wettermaßnahmen. Die Checkliste bündelt 71 Aufgaben und 55 benötigte Gegenstände an einem Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromanschluss reservieren

  • Toilettenservice reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Zahlen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Musik bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmschilder drucken

  • Wettermaßnahmen bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Strom und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränkestand einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Kerzen und Lampions aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Essbereich reinigen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Salate bereitstellen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat bereitstellen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Licht und Atmosphäre überprüfen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Musik ausschalten

  • Essen sicher verstauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Abfall ordnungsgemäß entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • Klappisch für den Empfang
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 90
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • MesserAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • LöffelAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • AluminiumschalenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • LampionsAnz. 20
  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80
  • TischnummernAnz. 10
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6

Sportmaterial

  • Spiele im FreienAnz. 6
  • SpringseileAnz. 6
  • Stifte und Malvorlagen

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 8
  • SpülbürstenAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen, Stromanschluss und Toilettenservice nicht erst in der letzten Woche. Kläre diese Punkte direkt nach der Reservierung des Veranstaltungsorts, weil externe Dienste und Anschlüsse oft feste Vorlaufzeiten haben.
  • Lege die endgültigen Gästezahlen spätestens einige Tage vor dem Fest fest. Berücksichtige dabei Anmeldungen und Ernährungswünsche, bevor du Einkauf, Geschirr, Sitzplätze und Buffetmengen abschließt.
  • Plane den Aufbau in zwei Phasen: Zelte, Tische und Stühle zuerst, Technik und Dekoration danach. Teste Strom, Beleuchtung, Lautsprecher und Mikrofon noch vor dem Eintreffen der Gäste.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und halte zusätzliche Kühlboxen oder Eiswürfelbehälter für den laufenden Abend bereit. Getränke werden häufig erst kurz vor Beginn gekühlt, obwohl Kühlschränke und Behälter dann bereits voll belegt sind.
  • Bereite Namensschilder, Programmschilder, Musik und Wettermaßnahmen vor dem Veranstaltungstag vor. Am Tag selbst sollte eine Person den Empfang übernehmen, während andere Helfer Aufbau, Buffet und Technik kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sankt-Jans-Fest organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Programm und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten danach früh genug starten, damit du spätestens einige Tage vor dem Fest mit endgültigen Zahlen planen kannst.
Was muss man für ein Sankt-Jans-Fest am Veranstaltungstag prüfen?
Öffne den Veranstaltungsort mit ausreichend Vorlauf und teste zuerst Strom und Beleuchtung. Kontrolliere danach Zelte, Tische, Empfang, Toiletten, Buffet, gekühlte Getränke sowie Lautsprecher und Mikrofon, bevor die Gäste eintreffen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Sankt-Jans-Fest?
Teile die Aufgaben mindestens in vier Bereiche ein: Aufbau, Empfang, Essen und Getränke sowie Technik und Musik. Bei einem größeren Fest sollte zusätzlich eine Person die Koordination übernehmen, damit Rückfragen nicht bei der gleichen Person landen.
Wann sollte man Getränke für das Sankt-Jans-Fest kühlen?
Kühle die Getränke spätestens am Vortag, wenn ausreichend Kühlschrankkapazität vorhanden ist. Prüfe am Veranstaltungstag noch einmal die Bestände und stelle zusätzliche Kühlboxen oder Eiswürfel für den Abend bereit.

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