Fête de quartier : la checklist pour ne rien oublier

Une fête de quartier se prépare dans un ordre précis, surtout quand il faut fermer une rue et coordonner plusieurs habitants. Commence par vérifier les autorisations et la date, puis règle les inscriptions, les besoins alimentaires et les fournisseurs. La dernière semaine sert à confirmer les invités, la météo, les bénévoles et le matériel. Le jour même, prévois assez de temps pour la signalisation, les tentes, le buffet, le son et le refroidissement des boissons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le permis et la déclaration
Coordonner la date avec la rue
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
Partager le plan de circulation avec les habitants
Informer les voisins des horaires
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des invités
Répartir les tâches avec les bénévoles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer la nourriture
4 personnes
Fermer la rue
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Remettre les plats à température
3 personnes
Indiquer clairement les allergènes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil des invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Fournir la musique
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Servir le dessert et les fruits
3 personnes
Proposer un dernier tour de boissons
2 personnes
Couper la musique et le son
Accompagner les invités jusqu’à la sortie
2 personnes

Suivi

Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les boissons et le matériel
3 personnes
Trier les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Balayer la rue
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel de cuisine
3 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Libérer la rue
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Housses de nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plats de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Ouvre-bouteillesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Barrières de sécuritéqté 8
Panneaux de signalisationqté 4
Sacs de sableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 8
Crochets adhésifsqté 40
Cordeqté 2

Matériel de sport

Ballonsqté 6
Cordes à sauterqté 6
Craie de trottoirqté 6
Set de lancer d’anneaux

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Seauxqté 4
Serpillièreqté 3
Kit de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Vérifie le permis et la déclaration au moins 4 à 6 semaines avant la fête : une fermeture de rue ou une installation de tentes peut nécessiter des démarches distinctes.
Informe les voisins des horaires et partage le plan de circulation au moins 7 jours à l’avance. Indique clairement l’heure de fermeture et l’accès prévu aux habitants.
Arrête la liste des invités 3 à 5 jours avant l’événement. À ce moment-là, confirme aussi les allergies, les régimes alimentaires et le nombre de portions à préparer.
Répartis les rôles entre bénévoles avec des horaires précis : prévois une équipe pour la fermeture de la rue, une pour le buffet et une autre pour le rangement, avec au moins 30 minutes de relais.
Mets les boissons au frais dès leur récupération et remplis les glacières juste avant l’arrivée des invités. Vérifie la veille les rallonges, les haut-parleurs, le microphone et l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de quartier ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, coordonner la date avec la rue, envoyer les invitations et réserver les fournisseurs.
Quand prévenir les voisins d’une fête de quartier ?: Préviens-les au moins 7 jours avant, avec les horaires, le plan de circulation et l’heure prévue de fermeture de la rue. Un rappel 24 à 48 heures avant limite les oublis.
Quand confirmer le nombre de participants ?: Établis la liste définitive 3 à 5 jours avant la fête. Utilise ce chiffre pour ajuster les portions, les boissons, les assiettes, les verres et les places assises.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête de quartier ?: Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour fermer la rue, poser les panneaux, monter les tentes, installer les tables et les chaises, puis régler le buffet et la sonorisation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.