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Straßenfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Straßenfest steht und fällt mit der Vorbereitung außerhalb des eigentlichen Festbereichs. Kläre Genehmigung, Termin und Verkehrsführung frühzeitig, bevor Einladungen verschickt oder Lieferanten gebucht werden. In den letzten Tagen geht es um Anmeldungen, Ernährungswünsche, Wetter und die endgültige Gästeliste. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Absperrungen, Zelte, Sitzplätze, Buffet, Kühlung und Musik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigung und Meldung prüfen

  • Termin mit der Straße abstimmen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten reservieren

  • Verkehrsplan mit den Anwohnern teilen

  • Anwohner über Zeiten informieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Aufgaben unter den Freiwilligen verteilen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Eis abholen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Essen vorbereiten

    4 Personen

  • Straße absperren

    4 Personen

  • Verkehrsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Essen auf Temperatur bringen

    3 Personen

  • Allergene deutlich kennzeichnen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gästebetreuung übernehmen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Buffet servieren

    5 Personen

  • Buffet zwischendurch auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Dessert und Obst servieren

    3 Personen

  • Letzte Runde Getränke anbieten

    2 Personen

  • Musik und Ton ausschalten

  • Gäste nach Hause begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen sicher verstauen

    3 Personen

  • Getränke und Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    3 Personen

  • Zelte und Dekoration abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung und Kabel entfernen

    3 Personen

  • Verkehrsschilder entfernen

    2 Personen

  • Straße fegen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen und Küchenmaterial reinigen

    3 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Straße freigeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenhussenAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WarmhalteschalenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Kühlschränke
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 8
  • VerkehrsschilderAnz. 4
  • SandsäckeAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 8
  • KlebehakenAnz. 40
  • SeilAnz. 2

Sportmaterial

  • BälleAnz. 6
  • SpringseileAnz. 6
  • KreideAnz. 6
  • Ringwurf-Set

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmoppAnz. 3
  • Erste-Hilfe-Set

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigung, Meldung und der Abstimmung des Termins mit der Straße. Teile den Verkehrsplan anschließend rechtzeitig mit den Anwohnern und informiere sie über Sperrzeiten.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Fest. So kannst du Essensmengen, Geschirr und separate Speisen vor dem Einkauf verlässlich planen.
  • Reserviere Lieferanten und leihe benötigte Ausstattung nicht erst in der letzten Woche. Prüfe Partyzelte, Tische, Klappstühle, Kühlboxen, Warmhalteschalen und Verlängerungskabel mindestens 3 Tage vorher auf Vollständigkeit und Funktion.
  • Plane für den Aufbau einen festen Zeitblock von mindestens 3 Stunden ein. Zuerst kommen Straße, Verkehrsschilder und Zelte, danach Tische, Buffet, Dekoration, Beleuchtung und Musikanlage; Getränke werden zuletzt gekühlt.
  • Lege am Vortag fest, wer welche Aufgabe übernimmt, und bestimme eine Person für Wetter, Technik und Nachschub. Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und halte für empfindliche Speisen sowie Technik einen überdachten Platz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenfest anmelden?
Prüfe die Genehmigungs- und Meldepflicht mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Je nach Gemeinde können zusätzlich Vorgaben zur Straßensperrung, Beschilderung oder Musik gelten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Straßenfest?
Für ein kleines Straßenfest solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einplanen: etwa 4 für Aufbau und Abbau sowie 2 bis 4 für Essen, Getränke, Technik und Nachschub. Teile die Aufgaben spätestens 3 Tage vorher zu.
Wann sollte man die Anwohner über ein Straßenfest informieren?
Informiere die Anwohner mindestens 2 bis 3 Wochen vorher über Termin, Sperrzeiten und Verkehrsplan. Eine zweite kurze Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Fest verhindert Missverständnisse beim Aufbau.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Straßenfests?
Plane für Absperrungen, Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Beleuchtung und Musikanlage mindestens 3 Stunden ein. Beginne mit dem Aufbau so, dass Straße und Verkehrszeichen vor dem Eintreffen der Gäste fertig sind.

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